Wer Microsoft Outlook aus beruflichen oder aber auch privaten Gründen für sich beansprucht, der kann mit der Integration des Add-Ins Mail Merge Toolkit von der einfachen Erstellung von Serienbriefen profitieren. Natürlich bietet Outlook schon von Haus aus einige Funktionen diesbezüglich. Durch die Erweiterung kann man sich als Nutzer in diesem Zusammenhang allerdings auf deutlich mehr Funktionen verlassen. Eine jetzt veröffentlichte Priogrammaktualisierung sorgt dafür, dass das Mail Merge Toolkit nun in der aktuellen Version 2.7 in Anspruch genommen werden kann. Im Folgenden wird auf die Haupt-Features sowie die attraktiven Neuerungen eingegangen.

Die interessanten Features von Mail Merge Toolkit Version 2.7

Mit zu den hauptsächlichen Funktionen dieser Erweiterung für Microsoft Outlook zählt das Ausbleiben einer Fehlermeldung, wenn man Nur-Text-Mails verschickt. Aber auch kann durch diese Erweiterung vom direkten Versenden von E-Mail-Nachrichten in den Formaten PDF, HTML, RTF oder ebenfalls GIF aus dem Microsoft Publisher heraus profitiert werden. Darüber hinaus muss sich in Zukunft nicht mehr mit lästigen Fehlermeldungen herum geärgert werden, wenn man HTML- und RTF-Nachrichten versenden möchte. Abgerundet wird der stimmige Funktionsumfang dann noch durch die Option, wahlweise eine oder auch mehrere Dateien an solche Serienbriefe anzuhängen.

Die Neuerungen im Detail

Wie bereits im Vorfeld erwähnt, ist erst vor kurzem eine neue Programmversion vom hier vorgestellten Mail Merge Toolkit der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt worden. Aktuell darf sich also über die Version 2.7 gefreut werden, die einige interessante Neuerungen mit sich bringt. So wurde beispielsweise ein Problem behoben, bei dem Konvertierungen in das GIF Format fehlerhaft erschienen und daher nicht im gewünschten Maß in Anspruch genommen werden konnten. Dieser Fehler trat immer auf, wenn man die bisherigen Varianten der Anwendung im Microsoft Office Publisher 2007 bis zu 2013 in Anspruch nehmen wollte. Demzufolge wurde die allgemeine Leistungsfähigkeit noch einmal verbessert und garantiert nun einen reibungslosen Ablauf im Alltag. Darüber hinaus wurde auch eine neue Funktion zum Umfang hinzugefügt. Gemeint ist an dieser Stelle ein Feature, das im Microsoft Office Publisher genutzt werden kann. Demzufolge lassen sich nun sämtliche Veröffentlichung unterschiedlicher Art mit nur wenigen Klicks in das gängige PDF-Format exportieren, was das hierbei gewährte Einsatzgebiet vielseitig erscheinen lässt. Abgerundet wird das in sich stimmige Gesamtbild bei der neuesten Programmversion 2.7 dann noch durch eine Verbesserung der Methode, in Microsoft Office Publisher Inhalte zu verändern. Der integrierte Editor wird mit diesem Update nun genutzt. Auch von einer Unicode Unterstützung kann jetzt profitiert werden. Wer sich für die Aktualisierung der Software entscheidet, darf sich zudem über das Beheben eines Fehlers bei den ausführenden Filtern freuen.

Download
(10850 KB):

Wir benutzen ein individuelles Kontaktformular für Outlook, bei dem wir einige zusätzliche Felder definiert haben. Jetzt wollen wir diese Kontaktfelder auch für einen Serienmail verwenden. Wenn wir allerdings eine neue Nachricht erstellen, sind diese Felder für einen Serienmail in Word nicht verfügbar. Gibt es trotzdem eine Möglichkeit, unsere zusätzlichen Kontaktfelder zu verwenden?

Word greift in der Tat nur auf die normalen Kontaktfelder zu, wenn man einen Serienmail unter Word verfassen möchte. Die Lösung zur Umgehung dieser Limitierung ist es, einen Serienmail stattdessen direkt mit Outlook zu verfassen. Wenn man das macht, wird Outlook alle verfügbaren Kontaktfelder der Funktion von Word zum Verfassen von Serienmailen hinzufügen, was auch jegliche Felder beinhaltet, die man selber erstellt hat.

Einen Serienmail unter Outlook beginnen:
Um einen Serienmail unter Outlook zu verfassen, wählt man den Kontakte-/Personenordner aus, der die Kontakte enthält, an die man die E-Mail verschicken möchte. Anschließend öffnet man das Kontakte-Menü für Serienmails:

Outlook 2007 und vorherige:

„Extras“ → „Seriendruck“

Outlook 2010 und Outlook 2013:

auf den Reiter „Start“ → auf die Sektion „Aktionen“ → zum Schluss auf den Button „Seriendruck“ klicken

In dem Menü, welches sich öffnet, muss man dann nur noch die Optionen zum Zusammenführen am unteren Rand des Fensters wie folgt ändern:

Dokumenttyp: Serienbriefe
Zusammenführung an: E-Mail
Nachrichtenbetreffzeile: (eigener Betreff)

Bild 1

Das Verfassen einer Serienmail unter Outlook erlaubt die Verwendung eigener Kontaktfelder in Word.

Extra Tipp: Ansichten filtern und Felder auswählen:
Um die eigene Serienmail zu optimieren, kann man die Ansichtsoptionen so anpassen, dass nur die Kontakte und die Felder angezeigt werden, die man für die eigene Serienmail verwenden möchte. Wenn man diese Liste regelmäßig benötigt, kann man auch ein eigenes Ansichtsprofil einrichten, um dieses einfach auszuwählen, wenn man es benötigt. Indem man dies macht, muss man die Kontakte nicht einzeln in Word auswählen und man hat auch keine lange Liste mehr, durch die man sich arbeiten muss, um die Kontaktfelder zu finden, die man benötigt.
Um die eigene Ansicht einzurichten, geht man wie folgt vor:

Outlook 2003:
„Ansicht“ → „Anordnen nach“ → „Aktuelle Ansicht“ → „Ansichten definieren“
Outllok 2007:
„Ansicht“ → „Aktuelle Ansicht“ → „Ansichten definieren“
Outlook 2010 und Outlook 2013:

auf den Reiter „Ansicht“ → anschließend auf den Button „Ansicht ändern“ klicken → „Ansichten verwalten“

Das Anpassen der Einstellungen für eine Ansicht funktioniert so:
Outlook 2007 und vorherige:

„Ansicht“ → „Anordnen nach“ → „Benutzerdefiniert“
Outlook 2010 und Outlook 2013:

auf den Reiter „Ansicht“ → anschließend auf den Button „Ansichteneinstellungen“ klicken

In dem Menü für die Serienmails kann man jetzt die Option „Kontaktfelder in aktueller Ansicht“ auswählen, um alle Kontaktfelder auszusortieren, die man in der eigenen Serienmail nicht braucht.

Hinweis: Es empfiehlt sich, eine Listenansicht zu verwenden. Denn die Personenansicht und die Visitenkartenansicht ermöglichen nicht das Auswählen der benötigten Kontaktfelder. Stattdessen wird die Sektion „Felder zusammenführen“ bei diesen Ansichten im Kontakt-Menü für die Serienmails grau unterlegt.

Finaler Extra Tipp: Als Alternative zum Einrichten von Filtern kann man auch eine Suche in seinen Kontaktfeldern durchführen und die Ergebnisse auswählen (um alle Ergebnisse auszuwählen, kann man die Tastenkombination STRG + A verwenden). Anschließend kann man die Option „Nur ausgewählte Kontakte“ wählen, wenn man eine Serienmail schreiben möchte.

Wenn wir unsere Signatur überarbeiten wollen, fällt auf, dass der „Signaturen“-Button nicht funktioniert, wenn wir darauf klicken wollen. Das Gleiche gilt für den Button „Briefpapier und Schriftarten“. Wir haben bereits versucht, unsere Office-Installation zu reparieren, aber es funktioniert nicht. Gibt es einen Weg, damit der Signatur-Editor wieder normal arbeitet?

Registry CLSID GUID Modifikationen:

32-bit Version von Windows:

32-bit Version von Office und 64-bit Version von Windows:

64-bit Version von Office:

Outlook 2007 bei einer 32-bit Version von Windows:

Outlook 2010 bei der 32-bit oder 64-bit Version von Windows:

Outlook 2013/Office 365 Home Premium bei einer 64-bit Version von Windows:

Einige Tipps und Tricks: Nutzungsmöglichkeiten für Outlook, die nur über die Registry aktiviert werden können. In diesem Text geht es um Registrierungsschlüssel, Namen, Typen und Daten. Was bewirken diese Registrierungswerte und wo werden sie eingetragen?

Folgende Beschreibungen zeigen die Position und den Aufbau eines Registrierungsschlüssels. Schauen wir uns ein Beispiel an:

Wir haben eine Nachricht von einem neuen Kontakt erhalten und wollten ihn zu unseren Outlook Kontakten hinzufügen.

Unsere Kontakte-/Personen-Ordner sehen fast so aus, als wären sie zufällig sortiert. Sie sind zum Teil nach dem Vornamen und zum Teil nach dem Nachnamen angeordnet. In den Kontakt-Optionen haben wir es so eingerichtet, dass der Vorname zuletzt und der Nachname zuerst angezeigt wird, was aber keinen Effekt zu haben scheint. Wie können wir es umstellen, dass unser Personen-Ordner durchgehend sortiert wird?

Die Standard-Einstellung zum Sortieren des Kontakte-Ordners hängt von dem Feld „Speichern unter“ ab. In den meisten anderen Ansichtslisten ist es einfach, das Feld zum Sortieren zu wechseln, indem man lediglich auf einen anderen Punkt aus der Liste klickt. Wenn man allerdings die Personen-Ansicht von Outlook 2013 verwendet, ist das nicht so leicht, weil es dort keine Listen-Punkte gibt. Trotzdem ist die Umstellung nicht schwierig.Die Sortier-Anordnung der Personen-Ansicht ändern:
Um die Sortier-Anordnung der Personen-Ansicht im Kontakte-Ordner zu ändern, geht man auf:den Tab „Ansicht“ → „Ansichtseinstellungen“ → „Sortieren“Dort kann man die Sortier-Anordnung von dem Feld „Speichern unter“ auf „Name“, „Vorname“, „Nachname“ oder ein anderes Feld umstellen.

Die Sortierung der Personen-Ansicht lässt sich auf jedes Kontakte-Feld umstellen.

Es empfiehlt sich, die Option „Vollständiger Name“ zu verwenden, außer man möchte die Gruppe der Kontakte (vorher als Verteiler-Liste bekannt) am Anfang der Liste aufgeführt haben. In diesem Fall wäre das der Hilfsweg, um diese Einstellung vorzunehmen, da Kontakte-Gruppen keine Einstellungen für Vor- und Nachnamen haben, sondern nur die Felder „Vollständiger Name“ oder „Speichern als“ verwenden.

Hinweis: Die Option in „Datei“ → „Optionen“ → „Personen“ hatte keinen Effekt, da sie sich nur auf neue Kontakte bezieht und nicht auf bereits eingetragene Kontakte angewendet wird.

Immer noch falsche Sortierung am Anfang?
Wenn am Anfang der Liste immer noch einige Kontakte auftauchen, die nicht in der korrekten alphabetischen Reihenfolge stehen, kann es daran liegen, dass das ausgewählte Feld zum Sortieren bei diesen Kontakten leer gelassen wurde. Das passiert manchmal bei Kontakten, die von einer anderen Anwendung importiert wurden oder die man zum Beispiel über ein Smartphone erstellt und anschließend mit Outlook synchronisiert hat. Um das zu korrigieren, muss man das ganze Kontakt-Formular für jeden betreffenden Kontakt öffnen, indem man auf die Verlinkung „Quellenüberblick“ klickt. Dann klickt man auf den Button „Vollständiger Name“, um die jeweiligen Informationen einzutragen. Das Feld „Voller Name“ wird automatisch erstellt, abhängig von den Standard-Einstellungen zur Sortierung nach „Vollständiger Name“:

„Datei“ → „Optionen“ → „Personen“

Um schnell jene Kontakte zu finden, bei denen die Einträge zu „Vorname“, „Nachname“, „Vollständiger Name“ oder „Speichern unter“ fehlen, kann man eine der folgenden Anfragen in das Suchfenster des Kontakte-Ordners tippen:

– Vorname: [ ]
- Nachname: [ ]
- Name: [ ]
- Speichern unter: [ ]

Wir haben verschiedene Lizenzen für Office und Outlook, sind aber nicht sicher welche schon benutzt wurden und welche noch frei sind.

Wie können wir herausfinden, welche Lizenzen schon für welchen Computer benutzt wurden und wie können wir den Schlüssel ändern, falls nötig?

Sie könnten einfach jeden Ihrer Produkt-/Lizenzsschlüssel testen und sehen, ob er akzeptiert wird, das ist jedoch keine sehr durchdachte Herangehensweise.

Die korrekte Methode den Produktschlüssel zu ermitteln oder zu ändern hängt von Ihren Versionen von Office oder Outlook ab. Für keine Version besteht die Notwendigkeit Office komplett neu zu installieren.

Den Produktschlüssel mit einem Hilfsprogramm Dritter ermitteln

Den genutzten Produktschlüssel bei Office 2007 oder einer früheren Version herauszufinden, wird von Microsoft nicht direkt unterstützt. Sie können jedoch ein kleines Programm Namens Magic Jelly Bean Keyfinder benutzten, um Ihren benutzten Produktschlüssel herauszufinden. Installieren und starten Sie die Anwendung einfach, um den Produktschlüssel herauszufinden (Hinweis: während der Installation werden Sie dazu aufgefordert, eine gesponsorte Anwendung mitzuinstallieren, welche Sie jedoch abwählen können).

Eine weitere kostenlose Anwendung, die Sie benutzen können ist Belarc Advisor. Diese Anwendung führt einen etwas gründlicheren Scan Ihres Computers durch, für den es einen Bericht generiert, der auch die Lizenzschlüssel für mehrere Ihrer weiteren installierten Programme enthält. Wenn Sie in einem großen Firmennetzwerk sind, sollten Sie die Verbindung zum Netzwerk unterbrechen, da das Programm versuchen wird eine Netzwerkkarte zu erstellen, was dazu führen kann, dass die Anwendung zu hängen scheint beim Status, der das lokale Netzwerk prüft.

Lizensschlüssel für Office 2010 und Office 2013 via Skript finden

Magic Jelly Bean Keyfinder funktioniert nicht bei den Office 2010 oder Office 2013 Reihen und Anwendungen. Office 2010 und Office 2013 beinhalten jedoch bereits ein vbs-Skript, das die letzten fünf Zeichen Ihres Produktschlüssels anzeigt. Diese letzten fünf Zeichen reichen Ihnen ziemlich sicher mehr als aus, um herauszufinden welchen Produktschlüssel Sie benutzt haben (da Sie den vollen Produktschlüssel zusammen mit Ihren anderen Lizenzinformationen bereits sicher woanders gelagert/gespeichert haben sollten).

So können Sie die vbs-Datei starten:

1. Öffnen Sie das Eingabefenster für Befehle. Zum Beispiel so:

• Start -> Alle Programme -> Zubehör -> Eingabeaufforderung
• Windows XP -> Ausführen: cmd
• Windows Vista, Windows 7 und Windows 8 -> Tippen Sie: cmd

2. In der Eingabeaufforderung geben Sie Folgendes ein:

•   Office 2010 (32-bit) bei einer 32-bit Version von Windows:
  cscript “C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\OSSP.VBS” /dstatus

• Office 2010 (32-bit) bei einer 64-bit Version von Windows:
  cscript “C:\Program Files(x86)\Microsoft Office\Office14\OSPP.VBS” /dstatus

• Office 2010 (64-bit) bei einer 64-bit Version von Windows:
  cscript “C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\OSPP.VBS” /dstatus

• Office 2013 (32-bit) bei einer 32-bit Version von Windows:
  cscript “C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15\OSPP.VBS” /dstatus

• Office 2013 (32-bit) bei einer 64-bit Version von Windows:
  cscript “C:\Program Files \Microsoft Office\Office15\OSPP.VBS” /dstatus

• Office 2013 (64-bit) bei einer 64-bit Version von Windows:
  cscript “C:\Program Files\Microsoft Office\Office15\OSPP.VBS” /dstatus

3. Jetzt sollten Sie ein Bild mit einigen Lizenzdetails, wie Lizenznamen, Typ und den letzten fün Zeichen des Produktschlüssels sehen.

Office 2010 und Office 2013 bieten eine skriptbaiserte Methode, um Ihren Produktschlüssel nachzuschauen

Den Produktschlüssel für Office XP/2002, Office 2003 oder Office 2007 ändern

Um den Produktschlüssel für Office 2007 oder einer früheren Version zu ändern, ist es nötig in die Registrierungsdatei zu gehen.

1. Geben Sie dazu im Browser folgenden Schlüssel ein:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Version\Registration
2. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um ein Backup dieses Schlüssels zu erstellen:
Machen Sie auf den Codeschlüssel einen Rechtsklick, wählen “Senden an” und speichern die Datei zum Beispiel auf dem Desktop.
3. Entpacken Sie den Registrierungsschlüssel im Registrierungsfenster, und Sie werden einen oder mehrere Unterschlüssel sehen, mit vielen Zeichen zwischen geschweiften Klammern: { und }
Jeder Unterschlüssel steht für eine installierte Office-Anwendung.
Der korrekte Name für diese Identifizierungsfolge ist “GUID”.
4. Klicken Sie auf den Unterschlüssel, um seinen Inhalt im rechten Fenster anzuzeigen.
Der SuitName Schlüssel wird Ihnen den Namen des Pakets anzeigen, das Sie installiert haben. Wenn Sie mehrere GUID Unterschlüssel aufgelistet sehen, können Sie diesen Schlüsselnamen benutzen, um zu bestimmen für welche Installation Sie den Produktschlüssel ändern.
5. Löschen Sie im rechten Fenster folgende Schlüssel:

• Digital ProductID
• ProductID

6. Wählen Sie die Registierungsdatei und starten Outlook (oder eine andere Office-anwendung). Jetzt werden Sie aufgefordert, Ihren Produktschlüssel einzugeben und Office nochmals zu aktivieren.

Löschen des DigitalProductID und ProductID Schlüssels, um Ihren Produktschlüssel zurückzusetzen

Den Produktschlüssel für Office 2010 und Office 2013 ändern

Um den Produktschlüssel für Office 2010 oder Office 2013 zu ändern, müssen Sie nicht in die Registrierungsdatei gehen, sondern können dies direkt von der Programmsteuerung aus tun oder über die Befehlszeile (Registry).

Für die Änderung über die Programmsteuerung öffnen Sie die Anwendung “Programme hinzufügen/entfernen” (Windows XP) oder “Programme deinstallieren oder ändern” (Windows Vista, Windows 7 oder Windows 8). Finden Sie Ihre Office 2010/2013 Anwendung und klicken Ändern. Jetzt wird sich das Setup starten mit der Option “Neuen Produktschlüssel eingeben”, die Ihnen erlaubt einen anderen Produktschlüssel einzugeben.

Ebenso können Sie Ihren Produktschlüssel über das OSPP.VBS Skript ändern. Anstatt /dstatus switch zu benutzen, müssen Sie /inpkey:value switch benutzen, wo Sie die Werte für Ihren Produktschlüssel ändern sollten.

Outlook zeigt an, dass es offline arbeitet. Seltsamer Weise kommen dennoch Nachrichten in den Posteingang:

Symbol “Offline-Arbeiten” und Statusleiste

 

Wie können wir Outlook so konfigurieren, damit es unsere geschriebenen E-Mails nicht direkt verschickt, sobald wir auf den „Senden“-Button klicken?

Einstellungen nur für einzelne Nachrichten ändern:

Beispiel ohne ein Exchange-Konto:

Alle Nachrichten bis zu 2 Stunden verzögern:

Nie automatisch versenden:

Mozilla veröffentlicht die Version  24.7  von Thunderbird

Bei den E- Mail- Programm Thunderbird gibt es seit den 22.7.2014 folgende Neuerungen:

• Eine Autovollendung von E- Mail- Adressen, was bedeutet man gibt einen Teil wie z.B. den Namen ein und das Programm vervollständigt die E- Mail- Adresse.
• Post von Nachrichtengruppen ( Newsgroup ) werden mit den Newsgroup- Namen vervollständigt.
• Das virenanfällige NTML ( Authentifizerungsverfahren ) wurden entfernt und unbrauchbar gemacht.
• Die Konvertierung ( die Umwandelung von einer Dateiform zu einer Anderen mit einen Konverters ) von
• mailnews/ base (ein Kodierung verfahren) / prefs (Dateien die verschiedene Einstellungen speichert wie z.B Hardwareeinstellungen) / content (Medieninhalte)/ accountUtils.js konvertiert zu Services.jsm und Mail Services.js
• Die NS_ TIME_FUNKTION wurde entfernt und der comm central eingerichtet.
• Der Absturzfehler: [@ nsAbMDBCard: Equals(nsIAbCard*, int*)] wurde behoben.
• Die Filterliste wird nach den Filterbetrieb im Suchfeld
• Neu / Bearbeiten zurückgesetzt.
• Als Standard- Client Thunderbird werden alle E- Mails, RSS- Feeds und Newsgroup als Dialog angezeigt.
• Thunderbird-Update-Kopie wird unterstützt.
• Strenge Warnung bei JavaScript, logger.js, Zeile 453 hat keinen klaren, deklarierten Eintrag.
• Der Fehler Bug 777292 kaputt wurde behoben.
• Bei Filter- Editor UI wurde die Fehlfunktion, das nach Eingabe bei drücken der Enter- Taste der Dialog geschlossen wurde, bereinigt.
• Man muss jetzt nicht mehr täglich die Profilierung aktivieren.
• Die Nachrichten- Filter Liste kann wieder geöffnet aktualisiert werden.
• Behoben wurde auch die verschwommene Liste in der Nachrichtenleiste.
• Hinzugefügt wurde die Fähigkeit, globale Adressierung Präferenzen von Account- Manager zu öffnen.
• Der Quick- Filter- Status in der Menüansicht wenn in der Schnellleiste die Schaltfläche Filter entfernt wird.
• Übersetzung des Facebook Chats.
• Abschaffung der erstellenden Unterstützung von Photon, Irix ( Software und Betriebssystem) und alte Unix- Plattform (Mehrbenutzer- Betriebssystem).
• Thunderbird konfiguriert Word XP( 2002) nicht.
• Für Links in E- Mails gilt C als accesskey für „kopieren“ oder „Link- Adresse kopieren“.
• Twitter stoppt Tweetsdownload, wenn der Benutzer offline geht und macht weiter wenn er wieder online geht.

Das sind einige Neuerungen und Änderungen bei Thunderbird.

Quick Templates ist ein Add-In für Microsoft Outlook um die Erstellung von E-Mails schneller und effektiver zu gestalten. Oft genutzte Wörter oder ganze Textbausteine können einfach durch einen Mausklick oder ein selbst definiertes Tastenkürzel in den fließenden Text eingefügt werden. Das Programm wendet sich somit insbesondere an Nutzer, die tagtäglich ein großes Aufkommen an E-Mails zu bewältigen haben.

Download Seite

Anstatt eine E-Mail einfach nur weiterzuleiten, haben wir versehentlich auf sie geantwortet.

Weil uns damit ein etwas peinlicher Fehler unterlaufen ist, fragten wir uns, ob wir diese Mail nicht zurückrufen können.

Ist es möglich eine E-Mail zurückzurufen und wie beugen wir zukünftigen Fehlern vor?

Theoretisch kann eine E-Mail schon widerrufen werden, doch um dies zu bewerkstelligen bedarf es ziemlich kniffeliger Vorgänge, sodass es praktisch gesehen nur sehr selten den gewünschten Effekt erzeugt.

Deswegen ist es in den meisten Fällen am Besten, eine kurze und aufrichtige Entschuldigung nach einer versehentlich abgeschickten E-Mail zu schreiben, anstatt durch eine technisch sehr umständliche Variante sein Gesicht zu bewahren. So bekommt der Empfänger nämlich keine wirr wirkende technische E-Mail, welche wahrscheinlich nur noch die Aufmerksamkeit auf die ursprüngliche Nachricht erhöhen wird.

Bevor wir uns jetzt mit den technisch komplizierten Vorgängen beschäftigen, um eine Nachricht zu widerrufen, lassen sie uns vorher durchgehen, wie wir solchen Fehlern vorbeugen können.

Versehentlich verschickten E-Mails vorbeugen

Am Häufigsten merken sie in dem Moment, dass sie eine Mail nicht verschicken wollten, wenn sie gerade auf Senden geklickt haben. Wenn sie Glück haben, dann handelt es sich um eine Nachricht mit einem sehr umfangreichen Anhang. Das würde ihnen Zeit geben, die Mail noch rechtzeitig aus dem Ordner Gesendete Elemente zu löschen.

Meistens hat man aber nicht so viel Glück. Um Fehlern vorzubeugen, könnten sie einfach die Regel einführen, eine E-Mail erst zwei bis drei Minuten nach dem Erstellen abzuschicken. So bleibt ihnen noch Zeit etwas zu verändern, ohne ihre andern Verpflichtungen zu vernachlässigen. Sie könnten diese Zeitspanne auch auf zwei Stunden anheben, doch das wäre unpraktisch.

Variieren sie den Zeitraum einfach so, wie es für sie am besten passt. Zum Beispiel halten sie sich mit dem Versenden etwas zurück, wenn die E-Mail an ihren Chef gerichtet ist, und lesen sie sich die Mail vorher noch ein Mal durch. Oder führen sie Ausnahmen ein, sodass E-Mails mit hoher Priorität stets zu erst bearbeitet und versendet werden.

Detailtiere Anweisungen, um so eine Regel einzuführen und andere Verzögerungstaktiken finden sie unter dem Hinweis: E-Mails nicht sofort senden.

Wie klappt ein Rückruf?

Eine Vielzahl von Bedingungen muss erfüllt sein, damit ein Rückruf tatsächlich klappt:

-Die erste Bedingung für einen erfolgreichen Rückruf ist, dass sie ein Exchange-Konto benutzen und der Empfänger sich im selben „Exchange“-Bereich befindet. Sofern sie ein POP3, IMAP oder Outlook.com Konto besitzen, wird ein Rückruf leider nicht funktionieren.
-Der Empfänger muss ebenfalls Outlook benutzen, um seine E-Mails zu öffnen. Falls der Empfänger seine E-Mails per Outlook Web App (OWA) oder per EAS auf einem Smartphone oder Tablet-PC öffnet, wird der Rückruf auch nicht funktionieren.
-Der Empfänger muss eine aktive Verbindung mit dem Exchange haben. Sofern der Cache Exchange Modus eingerichtet ist und der Empfänger offline ist, wird der Rückruf hier auch nicht funktionieren können.
-Die ursprüngliche E-Mail muss im Posteingang des Empfängers landen. Falls der Empfänger eine Weiterleitung eingerichtet hat, wird der Rückruf ebenfalls fehlschlagen.
-Die ursprüngliche Nachricht muss noch ungelesen sein und der Empfänger muss die Rückruf-E-Mail vor der ursprünglichen E-Mail öffnen.

Wenn sie Glück haben, dann hat der Empfänger die Möglichkeit „Anfragen und Antworten auf Meetings und Umfragen automatisch zu verarbeiten“ eingestellt. Sofern dies der Fall ist, kann es sein, dass beide, die Anfangs- und die Rückruf-E-Mail eingegangen sind, während der Empfänger gerade ein anderes Programm benutzt, Outlook dabei aber im Hintergrund läuft. So kann der Rückruf oder das Ersetzen der Anfangs-E-Mail unbemerkt stattfinden (abgesehen von den 2 oder 3 Benachrichtigungen für die vorher eingegangen Mails und der Unstimmigkeit, dass nur eine einzige neue E-Mail sichtbar ist)

Hinweis:Es gibt noch diverse andere spezifische Szenarien, bei denen der Rückruf einer E-Mail fehlschlagen wird. Sie werden die E-Mail nicht zurückrufen können, falls sie von einem gemeinsam genutzten Konto abgeschickt wurde. Es muss sich um immer den primären Exchange-Posteingang ihres Exchange-Kontos handeln.

Der Rückrufprozess

Denken sie in ihrem Fall, sind alle Prämissen erfüllt?
So setzten sie den Rückruf in Gang und überprüfen, ob er erfolgreich war.

Machen sie einen Doppel-Click auf die versendete Nachricht, um sie in einem separaten Fenster zu öffnen.
Führen sie den „Diese Nachricht zurückrufen“ Befehl aus:

• Bei Outlook 2003 und vorherigen Versionen:
  Gehen sie auf Aktionen-> Diese Nachricht zurückrufen…

• Outlook 2007, 2010 und 2013
  Nachrichten-Fenster-> Gruppe -> Aktionen -> Diese Nachricht zurückrufen…

Wählen sie ihre Rückrufmethode.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Rückruf fehlschlägt. Sie sollten in Erwägung ziehen, eine Entschuldigungs-E-Mail zu schreiben, wie vorher bereits erwähnt.

Drücken sie OK um die Rückruf-E-Mail abzuschicken und drücken sie die Daumen, dass es klappt.
Als sie die Option Benachrichtigen sie mich, ob Rückruf geklappt oder fehlgeschlagen ist für jeden Empfänger eingestellt hatten, erhalten sie eine Benachrichtigung, sobald die E-Mail vom Empfänger geöffnet wurde.
Wenn sie diese Benachrichtigung empfangen haben (oder die Erste, bei mehreren Empfängern) werden sie auch das Zurückverfolgungssymbol für ihre ursprünglich verschickte Nachricht sehen.
Öffnen sie dieses wieder per Doppel-Click und klicken sie auf den Verfolgebutton, um sich eine Übersicht der Rückrufergebnisse zu verschaffen.

Hinweis: Der Rückruf könnte trotz eines Fehlschlags als Erfolg angezeigt werden, weil der Empfänger die Nachricht zwar gelesen, doch nicht als gelesen markiert. Die Rückruffunktion funktioniert in den meisten Fällen nicht und ist auf keinen Fall „Idiotensicher“

Hinweis:Sofern sie die E-Mail an mehrere Empfänger verschickt haben, wird die Rückruf-E-Mail ebenfalls an mehrere Empfänger verschickt. Sie können den Rückruf nicht auf einen einzigen Empfänger beschränken. Entweder jeder Empfänger erhält die E-Mail oder keiner erhält die unerwünschte Mail.

Wir versuchen unser E-Mail Profil zu bearbeiten und uns wurde geraten dies unter dem Menüpunkt „E-Mail“ zu tun. Aber in dem Menü finden wir kein E-Mail Symbol.
Wo genau ist es zu finden?

Die exakte Position hängt von der jeweiligen Windows Version und den Design Einstellungen der Schaltleiste ab. Als eine Alternative kann man über die Suchfunktion auf der Schaltleiste oder im Windows Start Menü diese schnell suchen und öffnen.

Schaltfläche – Klassisches Design

Falls Ihre Schaltleiste im klassischen Designmodus ist, sollte das E-Mail-Symbol direkt in dieser zu finden sein.
Für eine 64-Bit Version von Windows Vista ist das Symbol unter der Rubrik Ansicht 32-Bit Systemsteuerungselemente zu finden

Schaltleiste – Kategorie Design

Falls ihre Schaltfläche in der Kategorie Ansicht ist, können Sie das E-Mail Symbol hier finden;
Windows XP: Benutzerkonten
Windows Vista: Benutzerkonten
Windows Vista 64-Bit: Weitere Einstellungen -> Ansicht 32-Bit Schaltleistensymbole
Windows 7: Benutzerkonten und Familiensicherheit
Windows 8: Benutzerkonten und Familiensicherheit

Suche – Schaltleiste

Bei den Versionen Windows 7, Windows 8 und Windows Vista (nur 32-Bit) gibt es einen schnellen Weg das E-Mail Symbol zu finden, in dem man in der rechten oberen Ecke der Schaltleiste E-Mail in das Suchfenster eintippt.

Suche – Start Menü
In Windows 8 kann man ebenso das E-Mail Symbol über die Suchfunktion des Startbildschirms finden.
Öffnen Sie den Startbildschirm und tippen Sie „E-Mail“ (Es reicht lediglich zu schreiben, die Suche öffnet sich von alleine). Das E-Mail Symbol wird unter der Kategorie Einstellungen zum Vorschein kommen. Öffnen Sie nicht das Suchergebnis aus der App Kategorie, da Sie sonst die Windows Mail App öffnen.

Um direkt in der Einstellungen Kategorie zu suchen kann man den Tastaturkurzbefehl Win-Taste + W drücken.
Notiz: Für Windows Vista und frühere Versionen erreicht man das Symbol noch einfacher, sofern sie Outlook im Start Menü haben;
Start-> rechtsklick auf das Outlook Symbol -> Eigenschaften

Ich habe meine Kontakte aus Outlook Express auf meinem alten Computer exportiert und jetzt möchte ich sie in Outlook auf meinen neuen Computer importieren. Die Datei ist im Format csv, aber wenn ich versuche, sie in Outlook zu importieren, werde ich zu Benutzerdefinierte Felder Zuordnen umgeleitet und alles ist nur in einer einzigen Zeile.
Wie kann ich meine Kontakte in Outlook importieren?

Wir sind uns nicht sicher, ob wir das einen Bug oder eine Zusatzfunktion nennen sollen, aber zum Glück ist die Lösung ziemlich einfach. Zur Abwechslung fangen wir mit der Lösung an und dann erklären wir unser Dilemma, ob man es einen Bug oder eine Zusatzfunktion nennen soll.

Lösung
Das Problem ist, dass wahrscheinlich anstatt Kommas (,) als Trennzeichen Strichpunkte (;) verwendet werden. Also ersetzt man die Strichpunkte mit Kommas und ist fertig. Am einfachsten geht das mit dem Editor.
1. Editor öffnen
2. Bearbeiten -> Ersetzen…
3. Suchen nach: ; Ersetzen mit: ,
4. Auf Alle Ersetzen klicken
5. Datei speichern und Editor beenden
6. Zurück zu Outlook gehen und die Datei importieren

Eine von Strichpunkten getrennte Datei kann mit dem Editor einfach in eine von Kommas getrennte Datei umgewandelt werden.

Das Dilemma Bug oder Zusatzfunktion

Der Grund, weshalb Outlook Express (OE) oder sogar Windows Mail (WM) und Windows Live Mail (WLM) als Trennzeichen einen Strichpunkt statt einem Komma nutzen, ist, dass dieses Zeichen in den Regionaleinstellungen in Windows als Listentrennzeichen eingestellt ist. Wäre ein Komma eingestellt, hätte man das hier wohl nicht lesen müssen.
Outlook allerdings erwartet ein Komma als Trennzeichen bei einer csv-Datei, weil dieses Dateiformat genau dafür steht: comma separated value (von Kommas getrennte Werte).
Sollten OE, WM oder WLM stattdessen auf das konfigurierte Listentrennzeichen achten und es verwenden? Sollte Outlook? Es würde die Kompatibilität von Systemen zerstören, wenn die Formatierung einer Datei von der Konfiguration eines Endnutzers abhinge. Sind OE, WM oder WLM schuld, weil sie die Bedeutung von csv nicht respektieren? Im Prinzip exportieren OE, WM und WLM ins Format dsv: delimiter sepatared value (von Trennzeichen getrennte Werte). In diesem Format wird die Wahl eines Trennzeichens nicht auf ein Komma begrenzt.
Wie gesagt kann man aber das Trennzeichen in den Regionaleinstellungen von Windows konfigurieren und das macht es wieder zu einer Zusatzfunktion und ermöglicht es OE, WM und WLM eine richtige csv-Datei zu erschaffen.
Das Listentrennzeichen in Windows verändern:
1. Systemsteuerung öffnen
2. Das Fenster für Regional- und Spracheinstellungen öffnen

• Windows XP: Kategorieansicht: 
Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen
• Windows Vista und Windows 7: 
Zeit, Sprache und Region

3. In der Registerkarte Formatieren klicken: Dieses Format anpassen…
4. In der Aufklappliste für Listentrennzeichen kann man entweder das Komma auswählen oder es, wenn es nicht aufgelistet wird, in den Kasten eintippen.
5. Wenn man jetzt aus OE, WM oder WLM exportiert, wird eine richtige csv-Datei erschaffen.

Soll man es jetzt als Bug oder Zusatzfunktion nennen? Sollten OE, WM und WLM immer ein Komma benutzen und nicht auf den eingestellten Wert als Listentrennzeichen achten oder sollten sie ihr Dateiformat in dsv umbenennen?
Wir ziehen die erste Lösung vor, weil Outlook das beim Import auch erwartet und es einfach das ist, wofür das Format csv steht. Das Problem ist, dass Dateien mit einem anderen Trennzeichen als Komma normalerweise auch *.csv benannt sind, so dass die Verwirrung bleibt, wenn man eine andere Datei zum Import bekommt.

Unser Ratschlag
Man sollte immer das Trennzeichen überprüfen, bevor man irgendetwas importiert. Wenn das Trennzeichen nicht das erwartete ist und man beim Import das Trennzeichen nicht konfigurieren kann (wie von Excel unterstützt), dann sollte man den Editor starten und die Funktion Ersetzen nutzen. Auch wenn das Dilemma komplex ist, so ist zumindest die Umgehung einfac

Wenn wir Outlook starten, bekommen wir die Meldung, dass Fehler entdeckt wurden und wir das Inbox Repair Tool laufen lassen müssen.
Wo finden wir diese Datei?

Das Inbox Repair Tool kann mit scanpst.exe gestartet werden. Der Aufenthaltsort diesr Dateu ist bei beinahe bei jeder Version von Outlook verschieden und manchmal hängt es auch davon ab, in welcher Sprache wir Outlook installiert haben. Es hängt sogar davon ab, ob wir es auf einer 32-Bit-Version von Windows oder einer 64-Bit-Version installiert haben. Auf diesem Level der Uneinheitlichkeit muss ein gewisser Preis gezahlt werden.
Wir können Outlook-Tools (gratis) verwenden, um es zu finden. Unten finden Sie zu den verschiedenen Outlook-Versionen eine Übersicht der voreingestellten Zielverzeichnisse von scanpst.exe.

Outlook 2013

C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE15\scanpst.exe oder wenn vorhanden C:\Programme (x86) \Microsoft Office\OFFICE15\scanpst.exe

Outlook 2010

C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE14\scanpst.exe oder wenn vorhanden C:\Programme (x86)\Microsoft Office\OFFICE14\scanpst.exe

Outlook 2007

C:\Programme\Microsoft Office\Office12\scanpst.exe oder wenn vorhanden C:\Programme (x86)\Microsoft Office\Office12\scanpst.exe

Outlook 98, 2000, 2002 und 2003

Windows 95,98 oder ME:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\SYSTEM\Mapi\1031\95\ScanPST.exe

Windows NT/2000:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\Mapi\1031\ScanPST.exe

Windows XP:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI\1031\ScanPST.exe

Hinweise

1. Hinweis:

Die “locale ID“ ist eine Nummer, um unsere Office-Sprache zu identifizieren. Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Nummern. Sie müssen in der „LCID Dec“ Spalte nachschauen, um die korrekte ID zu finden.

2. Hinweis:

Wenn Sie sich mit einem Exchange-Server verbinden und Ihren lokalen Speicher (Ost-File) auf Fehler überprüfen, müssen Sie die scanost.exe ausführen. Sie finden diese Datei im selben Verzeichnis wie scanpst.exe, mit Ausnahme von Outlook 97/98/2000 und Outlook 2010. Diese Versionen von Outlook haben kein scanost.exe-Feature. In diesem Fall benennen wir das Ost-File in „.old“ um und Outlook wird einen neuen Speicher von der Exchange-Mailbox errichten.

Das E-Mail-Profil neu erstellen:

Konfigurationen und Registry-Einträge zurücksetzen:

Reset mit Hilfe von Befehlszeilen:

 Beim Verfassen einer Nachricht will ich immer die Felder Bcc und Absender sehen. Wie kann ich das machen?

Outlook 2010 und Outlook 2013

Beim Verfassen einer Nachricht muss man die Registerkarte Optionen auswählen und die Schaltflächen Bcc anzeigen und Absender anzeigen anklicken, um sie einzuschalten.
Wenn man Outlook 2013 nutzt und eine Nachricht aus dem Lesebereich beantwortet oder weiterleitet, ist die Gruppe Felder anzeigen ganz unten rechts in der Registerkarte Nachrichten.
Anmerkung : In Outlook 2010 und Outlook 2013 ist das Feld Absender immer sichtbar, wenn man mehr als ein Benutzerkonto konfiguriert hat. Man kann das Feld Absender dann auch nicht abschalten.

Outlook 2007

Man wählt die Registerkarte Optionen aus und klickt auf die Schaltflächen Bcc anzeigen und Absender anzeigen, um sie zu aktivieren.

Outlook 2003 und älter mit Outlook als Email-Editorprogramm
Ansicht → Bcc anzeigen
Ansicht → Absender anzeigen

Outlook 2003 und älter mit Word als Email-Editorprogramm

Man klickt auf der Email-Werkzeugleiste den kleinen Pfeil nach unten auf der Schaltfläche Optionen und wählt dann Bcc und Absender aus.

Notiz: Outlook 2000 und älter bieten die Option für das Absender-Feld nur an, wenn sie mit Unternehmens- oder Arbeitsgruppenunterstützung installiert sind.
Die Option für Absender und Bcc ist bei Outlook 2003 und älter mit Word als Email-Editorenprogramm etwas versteckt.

Bei Windows Vista, Windows 7 und Windows 8 gibt es einen Ordner für unsere sämtlichen Kontakte. Dieser Ordner befindet sich in unserem Benutzerverzeichnis. Wenn wir nun in Windows Vista mit Windows Mail arbeiten, werden die Kontakte aus Windows Mail automatisch in diesen Kontaktordner gespeichert. Nun sind wir auf Windows 7 als Betriebssystem umgestiegen (und werden in naher Zukunft auf Windows 8 umsteigen) möchten aber weiterhin mit Outlook arbeiten.

Kontakte mit Outlook 2003 oder Outlook 2013 importieren

Das könnte ein etwas heikles Thema für fanatische oder berufliche Nutzer von Outlook sein, aber ich wollte es trotzdem fragen.
Ich weiß, dass Outlook Emoticons unterstützt, denn wenn ich tippe, wandelt Outlook es in (Smilie) um und tut das auch für und :-|. Allerdings sehen diese natürlich sehr altbacken aus und schränken die Auswahl ziemlich ein.
Ich könnte jedes Mal ein Bild einfügen, aber eine automatische Konvertierung, so wie beim Windows Live Messenger und in Skype, wäre besser.
Also, wie kann ich die Unterstützung von Outlook für Emoticons verbessern?

Das ist in der Tat ein heikles Thema für einige Kernnutzer von Outlook, aber auch ein recht häufiger Wunsch von eher gelegentlichen Nutzern von Outlook oder von Heimnutzer, die von IncrediMail zu Outlook gewechselt haben.
Obwohl Outlook keine eingebaute Unterstützung von kundenspezifischen und bunten Smilies anbietet, kann man dies einfach mittels Autokorrektur einstellen. Auf diese Weise werden die Smilies direkt von ihren getippten Entsprechungen zum Symbol der Wahl.
Die eingebaute Konvertierung von zu  funktioniert tatsächlich sogar auch mittels Autokorrektur.

Mittels Autokorrektur kann man die langweiligen Emoticons von Outlook mit neuen, bunten ersetzen und sogar eigene neue hinzufügen. (Durch einen Bug in Outlook/Word kann das Bild eventuell im Dialogfenster der Autokorrektur nicht immer angezeigt werden.)

Neue Smilies, Symbole und Logos zur Autokorrektur hinzufügen
Im obigen Beispiel haben wir ein Emoticon von der MSN-Webseite benutzt.
1. Eine neue Nachricht anlegen.

2. Das Bild oder Symbol der Wahl entweder von der Festplatte, aus dem Internet oder aus einer Symbol-Schriftart, wie zum Beispiel Wingdings, einfügen. (Mehr Information dazu gibt es ganz unten in dieser Anleitung.)

3. Das eingefügte Bild oder Symbol auswählen.

4. Das Dialogfenster Autokorrektur-Optionen öffnen:

Outlook 2003 und älter (braucht Word als Email-Editorenprogramm):

Extras → Autokorrektur-Optionen…

Outlook 2007:

Office-Logo in der linken oberen Ecke → Editor-Optionen → Korrekturhilfen → Autokorrektur-Optionen…

Outlook 2010 und Outlook 2013:

Datei → Optionen → E-Mail → Schaltfläche: Rechtschreibung und Autokorrektur… → Schaltfläche: Autokorrektur-Optionen…

5. Die Registerkarte Autokorrektur auswählen.

6. Die Zeichen, die in dieses Bild konvertiert werden sollen, in das Feld Ersetzen eintippen, zum Beispiel oder :-P.

7. Sicherstellen, dass die Option Mit auf Formatierter Text gesetzt ist. Man sieht im Kasten darunter vielleicht das Bild nicht. (Das ist ein kleiner Bug in Outlook.)

8. Auf die Schaltfläche Hinzufügen oder Ersetzen klicken (falls der Eintrag bereits existiert).

9. In der Liste darunter sieht man nun einen Eintrag für die eingetippten Zeichen. Der Stern (*) zeigt an, dass er mit einem Bild ersetzt wird.

10. Ok klicken, bis man zur Nachricht zurückgekehrt ist.

Nachdem man das Emoticon konfiguriert hat, muss man das nächste Mal, wenn man es Einsetzen will, einfach nur noch das Emoticon in Zeichen eintippen und es wird mit dem Bild ersetzt. (Es kann sein, dass man danach das Leerzeichen oder die Enter-Taste drücken muss, damit es tatsächlich konvertiert wird.)

Notiz 1: Outlook bietet keine Unterstützung für animierte Gifs an, aber wenn die Nachricht an ein Email-Programm geht, das es tut, wird das Gif dennoch animiert.

Notiz 2: Falls die Autokorrektur nicht funktioniert, siehe Automatische Rechtschreibprüfung und Autokorrektur funktionieren nicht.

Einfacher Zugang zu den Autokorrektur-Optionen

Wenn man seine Emoticons anlegt, ist schnellerer Zugang zum Dialogfenster Autokorrektur-Optionen in Outlook 2007 und Outlook 2010 praktisch. Dazu kann man den Befehl zur Werkzeugleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.
(Bild)
Die Schaltfläche Autokorrektur-Optionen zur Werkzeugleiste für den Schnellzugriff hinzuzufügen kann die Konfiguration von benutzerangepassten Emoticons wesentlich beschleunigen.

Die Einträge in der Autokorrektur sichern

Hat man einmal seine benutzerangepassten Emoticons konfiguriert, möchte man vielleicht eine Sicherheitskopie von ihnen erstellen. Dazu macht man eine Kopie der Datei normal.dot (Outlook 2003 und älter) oder normalemail.dotm, wenn Outlook geschlossen ist. (Bei Outlook 2003 und älter, muss Word ebenfalls geschlossen sein.)
Man findet die Datei hier:
- Windows XP

C:\Dokumente und Einstellungen\<benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
- Windows 8, Windows 7 und Windows Vista

C:\Benutzer\<benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates

Quelle eines neuen Smilies, Symbols oder Logos

Man kann im Prinzip alles als Quelle eines neuen Emoticons benutzen:
- Ein Bild von der Festplatte: Einfügen → Bild

- Ein Bild, das von einer Webseite kopiert ist. Um ein Bild direkt von einer Webseite einzufügen, klickt man mit rechts auf das Bild, wählt Kopieren und fügt es direkt in die Nachricht ein (STRG + V).

- Ein Symbol aus einer Schrift wie Wingdings. Hat man ein Symbol aus einer Schriftart eingefügt, kann man es vergrößern und eine Schriftfarbe darauf anwenden.