Jedes Mal, wenn wir einen neuen Ordner erstellen, müssen wir den erst nach unseren Vorstellungen bearbeiten. Wir haben ziemlich viele Dinge verändert und erstellen neuen Ordner auch relativ häufig, sodass es ziemlich umständlich ist, die Veränderungen jedes Mal erneut vorzunehmen. Können wir irgendwie die Standart-Ansicht verändern, sodass sie für alle neuen Ordner gilt?
Neue Ordner werden in Outlook 2010 und Outlook 2013 in der Kompaktansicht und in Outlook 2007 und vorherigen in der Nachrichtenansicht erstellt.
Wenn man die Standart-Ansicht verändert, dann werden alle neuen Ordner mit den eingerichteten Änderungen angelegt.
Die Standart-Ansicht verändern:
Die Standart-Ansicht lässt sich genauso einfach wie jede andere Ansicht verändern, allerdings muss man sie über ein spezielles Menü aufrufen, welches alle Ansichten auflistet.1) Das Menü „Alle Ansichten verwalten“ öffnen:
Outlook 2007 „Ansicht“ → „Aktuelle Ansicht“ → „Ansichten definieren“
Outlook 2010 und Outlook 2013 „Ansicht“ → „Ansicht ändern“ → „Ansichten verwalten“
2) Die Kompaktansicht oder die Nachrichtenansicht auswählen.
3) Auf „Ändern“ klicken.
4) Die gewünschten Einstellungen vornehmen und so lange auf „Ok“ klicken, bis alle Menüfenster geschlossen sind.
Mit dem „Alle Ansichten verwalten“-Fenster kann man die Standart-Kompaktansicht anpassen.
Die Einzel- statt der Kompaktansicht verwenden:
Wenn man statt der Kompaktansicht die Einzelansicht bevorzugt, kann man die Kompaktansicht in die Einzelansicht umstellen, indem man die folgenden Änderungen an der Ansicht vornimmt:
1) Nach Schritt 3 in der oberen Anleitung klickt man auf „Weitere Einstellungen“.
2) Hier entfernt man den Harken bei der Option „Bei einer Breite von weniger als 100 Zeichen“.
3) Darunter wählt man den Punkt „Immer Einzellayout verwenden“ aus.
4) Abschließend klickt man auf „Ok“.
Obwohl die Ansicht immer noch als „Kompakt“ bezeichnet wird, verhält sie sich wie eine „Einzelansicht“.
Wenn Sie ein Email Programm benutzen, zum Beispiel das leistungsfähige Microsoft Office Outlook, dann werden Sie ab und an mit dem lästigen Thema in Berührung kommen, dass Sie dutzende, hunderte, oder auch tausende doppelte Emails in Ihrem Posteingang haben. Es gibt eine Menge Gründe, dass doppelte Emails in Outlook erscheinen: Mail Server Probleme, nicht übereinstimmende Synchronisationen mit dem Server oder das Herunterladen alter Emails mit einer neuen Version von Microsoft Office Outlook; es ist auch möglich, dass Outlook Emails aufgrund von intern vergebenen Regeln oder ein Antivirus Programm die Emails dupliziert.
Aber was auch immer der Grund dafür ist, doppelte Emails verkomplizieren die Arbeit mit den Mails. Oft suchen wir hier nach einem Weg, doppelte Emails aus Outlook zu entfernen. Die einzige Möglichkeit doppelte Emails aus Outlook zu löschen ist das Entfernen von Hand. Dies kann jedoch auch Stunden voll ermüdender und schmerzhafter Arbeit vor dem Computer bedeuten. Stunden, die auch dafür genutzt werden könnten, effektiv zu arbeiten, sich mit Freunden zu treffen oder Hobbies nachzugehen.
Vor über zehn Jahren hat MAPILab eine effiziente Lösung für Microsoft Outlook veröffentlicht, die den Nutzern helfen, doppelte Emails einfach und sicher zu entfernen. Das Duplicate Email Remover Add-In liefert eine benutzerfreundliche Schnittstelle: Hierbei wird eine neue Option zur Outlook Toolbar oder dem Band hinzugefügt.
Wenn Sie auf das Symbol klicken, starten Sie den Assistenten:
Im nächsten Schritt können Sie den Einlesemodus auswählen: Wenn sich alle doppelten Emails in einem einzigen Ordner befinden, zum Beispiel im Posteingang, können Sie “Doppelte Nachrichten in jedem einzelnen Ordner suchen” wählen.
Schritt 1: In unserem Beispiel haben wir einen Unterordner, in den alle beantworteten Emails verschoben worden sind. Aber während der Synchronisation wurden dieselben Nachrichten wieder vom Server in den Posteingang geladen. Daher wählen wir im Assistenten die Option “Doppelte Nachrichten in einer Gruppe von Ordnern nach der Priorität der Ordner suchen“:
Schritt 2: Priorität des Ordners auswählen. In unserem Original liegen die beantworteten Nachrichten im Ordner “Beantwortet” und wir möchten diese behalten. Daher platzieren wir diesen Ordner ganz oben. Andere Nachrichten, die später in den Posteingang geladen worden sind, sind Duplikate und wir werden diese löschen. Daher platzieren wir den Posteingang an die untere Stelle.
Schritt 3: Was wir mit den Duplikaten tun sollten. Das Duplicate Email Remover Add-In bietet verschiedene Aktionen: Mit einem Fähnchen markieren (die Nachricht mit Fähnchen wir im Ordner belassen), Dauerhaft löschen, In einen Ordner verschieben (Sie können den Zielordner für die Duplikate auswählen), oder Löschen (in den Gelöschte Elemente Ordner verschieben):
Wir können auch einen Zeitrahmen auswählen, zum Beispiel, wenn wir genau wissen, dass alle Duplikate aus dem letzten Monat stammen, und somit den Prozess beschleunigen (das Programm durchsucht nur noch die Emails aus diesem Zeitraum):
Wir wählen “Löschen“ (in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben) und “Jederzeit” aus.
Schritt 4: Kriterien für den Vergleich von Nachrichten auswählen. Wir wissen, dass unsere doppelten Nachrichten identisch sind, weil dieselbe Email vom Server heruntergeladen wurde – Daher wissen wir auch, dass sich nur Server Parameter in diesen Emails unterscheiden können. Dazu deaktivieren wir “Internet Header“. In den meisten Fällen ist dies der einzige Unterschied zwischen Emails, die mehrfach vom Server geladen worden sind. Aber manchmal haben Nachrichten, die wir als Duplikat in Betracht ziehen, unterschiedliche Absendernamen, ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit, oder manchmal haben sie auch einen anderen Email Anhang. Daher sollten Sie noch weitere Felder deaktivieren, damit das Programm die Duplikate findet. Bitte beachten Sie: Drei Punkte in dieser Liste sind bedenklich: “Text“, “Betreff” und “Absender“. Das sind grundlegende Felder in der Erkennung von doppelten Nachrichten. Sie können die fünf unbedenklichen Punkte auch deaktivieren, um die Strenge der Suche zu reduzieren.
Letzter Schritt: Suche und Verarbeitung starten:
Bericht: Es lagen 15 Nachrichten in zwei Ordnern vor: Drei Nachrichten, die wir im “Beantwortet” Ordner behalten müssen, und die Duplikate im Posteingang. Das Programm fand die zwölf Duplikate und verschob diese in den “Gelöschte Elemente” Ordner:
Nach der Suche wird auch angeboten die Ergebnisse in eine Textdatei zu exportieren: Sie können sich entweder den Bericht anschauen (wenn das Programm Fehler erkannt hat) oder nur die Liste der verarbeiteten Emails überfliegen.
Wir hoffen, dass Sie dieses Tool für nützlich erachten, da es deutlich viel Zeit einsparen kann und Sie wichtigere Dinge erledigen lässt. Um das Programm Duplicate Email Remover zu testen, können Sie dies in einem kostenfreien 30-tägigen Testzeitraum ausprobieren.
Ich habe bemerkt, dass wenn ich mit Outlook eine E-Mail über mein Gmail Konto sende die Nachricht doppelt im Gesendet Ordner gespeichert wird.
Warum passiert das und was kann ich dagegen tun?
Das passiert wenn E-Mails über den Gmail SMTP Server gesendet werden und Outlook so konfiguriert dass eine Kopie jeder gesendeten Nachricht gespeichert wird.
Da für alle Nachrichten die über Gmail SMPT Server gesendet werden automatisch eine Kopie der E-Mail im „Gesendet“ Ordner des Gmail Accounts gespeichert wird, lassen sich Duplikate bei dem Einsatz von Outlook nicht vermeiden. Eine Möglichkeit dies direkt in den Gmail Einstellungen abzustellen gibt es leider nicht.
Um also Duplikate der gesendeten Mails zu vermeiden, muss Outlook entsprechend konfiguriert werden keine Kopien dieser Nachrichten von Gmail zu speichern.
Outlook 2013
Um diese Funktion in Outlook 2013 zu deaktivieren: Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> wählen Sie ihr Gmail Konto -> Schaltfläche Ändern… -> Schaltfläche Weiter Einstellungen -> Tab Erweitert -> Option „Keine Kopien gesendeter Elemente speichern“
Aktivieren der Option keine Kopien zu speichern, um Duplikate mit Gmail zu vermeiden
Outlook 2010
Um diese Funktion in Outlook 2010 zu deaktivieren: Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> wählen sie ihr Gmail Konto -> Schaltfläche Ändern… -> Schaltfläche Weitere Einstellungen -> Tab Gesendete Elemente -> Option „Keine Kopien von gesendeten Elementen speichern“
Outlook 2007
In Outlook 2007 können die Einstellungen so vorgenommen werden, dass die gesendeten Objekte in „Gesendet“ Ihres persönlichen Ordners (pst-Datei) abgelegt werden, anstatt auf Ihrem Gmail Konto. Extras -> Kontoeinstellungen ->Wählen Sie ihr Gmail Konto -> Schaltfläche Ändern… -> Schaltfläche Weiter Einstellungen -> Tab Ordner -> Option „Gesendete E-Mail im Ordner ‘Gesendete Objekte‘ von Outlook speichern“
Outlook 2003 und Outlook 2007
Wenn Nachrichten auch nicht im lokalen „Gesendete Elemente“ Ordner automatisch gespeichert werden sollen, kann die integrierte Outlook Funktion „Gesendetes Element speichern“ direkt bei der geöffneten Nachricht selbst verwendet werden.
Um sicherzustellen dass die Objekte im richtigen Ordner gespeichert werden, können entsprechende Regeln festgesetzt werden.
Alternative: Verwendung eines anderen SMTP Servers
Wie bereits erwähnt wurde, gibt es keine Option in den Einstellungen des Gmail Kontos um Kopien gesendeter Nachrichten nicht zu speichern, wenn deren SMTP Server benutzt wird (obwohl dies nicht dem eigentlichen Verhalten von SMTP Servern entspricht).
Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre gesendeten Nachrichten automatisch auf ihrem Gmail Account gesichert werden, kann alternativ der SMTP Server des Internetanbieters anstatt des Standard Gmail Servers ausgewählt werden.
Ein großer Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass Nachrichten bei den Empfängern so als Spam eingestuft werden könnten, da sie von einer @gmail Adresse, jedoch nicht vom Gmail-Server aus versendet wird. Einige Anbieter untersagen sogar, dass Nachrichten von einer anderen Adresse als ihre eigenen, wie @gmail, über ihre Server versendet werden und haben dies sogar technisch gesperrt.
In den Nachrichten einiger Sender und Newsletter werden Bilder nicht heruntergeladen, außer wir klicken auf die Leiste, die sich unterhalb der Nachricht befindet. Bilder in Nachrichten von anderen Sendern werden, sobald die Nachricht geöffnet wird, heruntergeladen.
Haben wir eine Art Liste, welche dies zulässt, erstellt? Wenn dies der Fall ist, wie können wir diese Liste bearbeiten?
Seit 2003, blockiert Outlook standardmäßig den automatischen Download von Online Bildern, die in Nachrichten enthalten sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass Spammer nicht verifizieren können sollen, ob Ihre E-Mail-Adresse wirklich existiert. Dies können sie durch das Einbetten von einzelnen Bildern in ihrer Spamnachricht, welche das Programm sonst automatisch beim Öffnen der Nachricht erkennen würde. Dieses Bild bezeichnet man als Zählpixel. Bilder, deren Absender aus dem Spam Filter stammen, aber in die Liste der sicheren Absender und Empfänger hinzugefügt wurden, werden trotzdem automatisch heruntergeladen.
Diese Datenschutzfunktion kann auch deaktiviert werden, um den Download entweder für alle Bilder zuzulassen oder für alle Bilder zu verhindern unabhängig von welcher E-Mail-Adresse aus sie versendet wurden. Natürlich können die Bilder dann immer noch über die Infoleiste in der E-Mail heruntergeladen werden.
Bearbeiten der Liste der sicheren Absender und sicheren Empfänger
Um diese Listen bearbeiten zu können, nutzen Sie die Liste der sicheren Absender und die der sicheren Empfänger in den Junk-E-Mail-Optionen.
Outlook 2003 und Outlook 2007
Extras -> Optionen -> Junk E-Mail
Outlook 2010 und Outlook 2013
Datei -> Junk-Button -> Junk E-Mail Optionen
Bilder blockieren auch von sicheren Sendern und Empfängern
Wenn Ihnen diese Verfahrensweise missfällt und Sie den Download von Bildern dauerhaft blockieren wollen, können Sie diese Funktion folgendermaßen deaktivieren: Outlook 2003
Extras -> Optionen -> Sicherheit -> Button: Einstellungen für den automatischen Download ändern
Datei -> Optionen -> Trust Center -> Button: Einstellungen für das Trust Center… -> Tab: Automatischer Download
Anmerkung : Sie wollen diese Einstellung wahrscheinlich desaktivieren, wenn ein Spammer die Tatsache, dass Sie ihn zu den sicheren Empfängern hinzugefügt haben, missbraucht. So kann kein Zählpixel heruntergeladen werden und Ihre E-Mail-Adresse wird auf keinen Fall für andere sichtbar.
Blockieren Sie Internet-Inhalte, selbst wenn der Sender oder Empfänger als sicher eingestuft wurde.
In meinem Arbeitsbereich erhalte ich ziemlich viele Einladungen zu Besprechungen, aber zum Glück muss ich nicht an allen teilnehmen.
Wie auch immer, Outlook nimmt diese Besprechungsanfragen automatisch „unter Vorbehalt“ an und fügt sie meinem Kalender hinzu. Das führt dazu, dass mein Kalender unnötig ausgebucht aussieht und verwirrt häufig andere, die meinen Zeitplan einsehen.
Kann ich irgendwie verhindern, dass Besprechungen automatisch unter Vorbehalt in meinen Kalender eingetragen werden?
Standardmäßig wird Outlook 2010 und Outlook 2013 in der Tat die Besprechungsanfragen so behandeln, dass sie vorbehaltlich in Ihren Kalender eingetragen werden.
Der Grund dafür ist, dass verhindert werden soll, dass andere den gleichen Zeitraum buchen, bevor Sie eine früher gesendete Besprechungsanfrage beantwortet haben.
Für die meisten ist dies eine gute Voreinstellung, für andere natürlich kann es sein, dass Outlook hier einfach zu komfortabel sein möchte.
Zum Glück kann dies einfach deaktiviert werden.
Verlaufsoptionen
Das automatische Bearbeiten von Besprechungsanfragen kann durch die Verlaufsoptionen gesteuert werden.
Datei -> Optionen -> E-Mail -> Verlauf -> deaktivieren: Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und –abrufe automatisch bearbeiten
Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, werden Zeitbuchungen nicht mehr automatisch vorbehaltlich eingetragen, sie erfordert, dass Sie alle Rückmeldungen, die Sie auf Einladungen und Umfragen geben, manuell bearbeiten.
Um die erhaltenen Antworten zu bearbeiten, reicht es aus, sie im Vorschaufenster anzusehen oder sie mit Doppelklick zu öffnen.
Die Verlaufsoptionen geben Ihnen die Möglichkeit, gewisse Anfragen und Rückmeldungen automatisch zu bearbeiten.
Anmerkung 1: Auch wenn eine Besprechungsanfrage bei Erhalt nicht mehr automatisch unter Vorbehalt in den Kalender eingefügt wird, wird sie dennoch dort eingetragen, sobald Sie diese in Ihrem Postfach anwählen.
Anmerkung 2: Diese Option zu deaktivieren kann auch sehr praktisch sein, wenn Sie viele Spamnachrichten in Form von Besprechungsanfragen erhalten.
Eine personalisierte Email in Outlook zu entwerfen war schon immer einer der effektivsten Wege das tägliche Geschäft, durch den gleichzeitigen Versand an eine Vielzahl von Empfängern, zu vereinfachen. Dieser Artikel zeigt, wie eine personalisierte Email in Outlook mit Hilfe von ein paar nützlichen Programmerweiterungen des Microsoft Office Pakets verschickt werden kann.
Personalisierte Nachrichten bei Outlook sind dafür da, dass man eine aufgabenspezifische Email oder ein Textdokument an eine beliebige Anzahl von Empfängern schicken kann, diese ausgehenden Nachrichten dennoch individuell zugeschnitten sind. Das nennt man im Zusammenhang mit Outlook „personalisierte Email Nachricht“ oder „personalisierte Massenemail“.
Ein Beispiel für das Senden einer personalisierten Massenemail über Outlook kann ein beliebiges Szenario sein, das eine große Anzahl von bekannten Adressaten einbezieht, welche ein ungefähr gleiches Schreiben erhalten. Bewerber, Firmenkunden, Mitarbeiter, Teilnehmer am Klassentreffen, Hochzeitsgäste – all diese Leute haben offensichtlich verschiedene Vor- und Zunamen, Anschriften oder weitere persönliche Details.
Mit personalisierten Massenemails werden alle persönlichen Informationen berücksichtigt, dennoch erzeugt man eine Vielzahl an Emails über Outlook mit nur wenigen Klicks, ohne dass dabei jedem die gesamte Verteilerliste angezeigt wird.
Auch mit dem Standardpaket von Outlook ist es möglich personalisierte Nachrichten zu senden, aber vor einiger Zeit wurden mehrere Programmerweiterungen, welche vielfältig in ihrer Funktion sind, zur Verfügung gestellt und diese sollen die Produktivität und die Benutzbarkeit des Prozesses erhöhen. Wir stellen hier zwei dieser Erweiterungen (welche auch als „Add-in“ oder „Plug-in“ bezeichnet werden, was bedeutet, dass sie als Upgrade für eine eigenständige Programmanwendung installiert werden) vor – „Send Personally“ und den Seriendruckassistenten „Mail Merge Tookit“.
Beide Programmerweiterungen sollen, indem sie den gesamten Prozess automatisieren, für das Erstellen von personalisierten Emails in Outlook nützlich sein, sodass der Benutzer lediglich die Aufgabe hat, die ursprüngliche Nachricht oder das Textdokument zu erstellen. Des Weiteren muss der Benutzer nur noch die Macros generieren, welche während des Versendens durch die oben genannten individuellen Informationen ersetzt werden sowie die Empfänger auszuwählen.
“Send Personally” ist ein Upgrade für Microsoft Outlook und der Serienbriefassistent „Mail Merge Toolkit“ erweitert die bereits vorhandene Serienbrieffunktion von Mircrosoft Word.
Um eine personalisierte Massenemail in Outlook zu erstellen, verwendet man „Send Personally“. Es analysiert und verarbeitet jeden Outlook Kontakt oder jede Email Adresse, welche zum Industriestandard „RFC 822 IS“ zählt und zieht sich den Vornamen oder Zweitnamen der jeweiligen Person und ersetzt dann automatisch die festgelegten Marcos im Text.
Um beim Erstellen von personalisierten Nachrichten noch mehr zu erreichen, ist der Seriendruckassistent „Mail Merge Toolkit“ genau das richtige Programm. Es erweitert die Liste der Eigenschaften, welche von vornhinein bei der Seriendruckfunktion in Word vorhanden sind, mit weiteren nützlichen Funktionen. Zum Beispiel erlaubt es, neben den personalisierten Massenemails und der Anpassung des Textes auf den jeweiligen Empfänger, individuelle Anhänge oder Dateiformate, oder sogar das Original Word Dokument als pdf-Anhang anstatt der Textnachricht, zu senden.
Viele Benutzermöglichkeiten eröffnen sich mit dem Seriendruckassistenten „Mail Merge Toolkit“, da er nicht nur die Outlook Kontakte als Datenquelle verwenden kann, sondern auch externe Arbeitsmappen. Diese können mit so vielen Datenfeldern gefüllt werden, wie man möchte. Titel, Begrüßung, Kurzname, Berufsbezeichnung – alles kann in die Datenquelle eingefügt werden, je nach Ausgangslage oder Aufgabenstellung. Wie „Send Personally“, kreiert der Seriendruckassistent „Mail Merge Toolkit“ personalisierte Massenemails, indem er während des Sendens, die generierten Marcos mit individuellen Details ersetzt.
Mit dem Erstellen von personalisierten Emails in Outlook kann man sich sicher sein, dass die Empfänger die neueste elektronische Post, die das Microsoft Office Paket zu bieten hat, bekommen.
Testprogramme, um die Funktionalität 30-Tage lang zu testen, laden Sie hier “Send Personally” und „Mail Merge Toolkit“ direkt herunter.
Ich habe viele verschiedene Konten im Outlook konfiguriert. Wenn ich eine neue Nachricht erstelle, neige ich oft dazu, zu vergessen, dass ich meinen Account wechsle und es endet damit, dass ich die Nachricht vom falschen Konto aus versende.
Ist es möglich, dass ich dazu gezwungen werde, ein Konto auszuwählen, bevor ich eine Mail versende?
In Outlook 2010 und Outlook 2013 gibt es eine natürliche Möglichkeit, Sie zu zwingen, ein Konto zu wählen, wenn Sie eine neue Nachricht versenden. Wie auch immer, diese Option muss in der Registrierung gesetzt werden
-Platzhalter Bild Absender-Konto auswählen-
Für frühere Outlook-Versionen gibt es verschiedene provisorische Lösungen und Add-ins, um dies zu erreichen. Diese Methoden funktionieren auch für Antworten und Weiterleiten in allen Outlook-Versionen.
Kontenauswahl in Outlook 2010 und Outlook 2013 erzwingen
Standardmäßig werden Outlook 2010 und Outlook 2013 das versendende Konto automatisch auswählen, basierend auf dem aktuell ausgewählten Ordner.
Wenn Sie beispielsweise in einem Ordner sind, der zum Konto Ihres zweiten Accounts gehört, wird eine neue Nachricht automatisch von der Adresse des zweiten Accounts aus erstellt.
Damit Outlook Sie direkt zur Wahl eines Kontos auffordert, wenn Sie eine neue Nachricht versenden, müssen Sie die forceaccountselection in der Registrysetzen:
Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\<version>\outlook\options
Name des Wertes: forceaccountselection
Typ des Wertes: REG_DWORD
Wert: 1
Nachdem dieser Pfad in Ihrer Registrierung wahrscheinlich noch nicht existiert, werden Sie ihn zunächst erstellen müssen.
Mit einer Optimierung der Registrierung können Sie Outlook 2010 und Outlook 2013 so einstellen, dass es Sie vor dem Versenden einen Account wählen lässt
Anmerkung: Diese Einstellung erscheint nur bei neuen Nachrichten, nicht bei Antworten und Weiterleitungen. Diese werden immer den gleichen Account nutzen, mit dem Sie die Originalnachricht empfangen haben. Die unten genannten provisorischen Lösungen können also für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden.
Extratipp: Sie können Tastaturkürzel verwenden, um Ihr Absenderkonto schnell auszuwählen, ohne die Maus zu benutzen.
Provisorische Lösungen für ältere Outlook-Versionen
Wenn Sie eine frühere Version von Outlook verwenden, dann wird der oben genannte Registry Schlüssel nicht funktionieren. Um Sie dennoch davor zu bewahren, die Mail versehentlich mit dem falschen Account zu versenden, können Sie auch eine der folgenden provisorischen Lösungen verwenden.
Die Add-in Lösungen ermöglichen Ihnen auch eine größere Flexibilität. Mit manchen können Sie das ebenso für Antworten und Weiterleitungen einstellen oder vordefinieren, für welche Empfängeradressen welches Konto genutzt werden soll.
– Fügen Sie ein „Dummy-Konto“ mit einer falschen SMTP Server Adresse hinzu.
Wenn Sie manuell einen POP3 Account mit den falschen Servereinstellungen hinzufügen und diesen als Ihr Standardkonto einstellen, werden Sie einen Sende-/Empfangsfehlermeldung erhalten, wenn Sie vergessen, das Konto zu ändern. Dies wird aber nicht bei Antworten und Weiterleitungen funktionieren. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie das Konto so konfigurieren, dass es nichts empfängt, sonst bekommen Sie Fehlermeldungen, wenn Sie neue Mails checken.
– Outlook so konfigurieren, dass es Nachrichten nicht direkt versendet.
Wenn Sie oft in dem Moment, in dem Sie den „Senden“-Button betätigen, bemerken, dass Sie etwas vergessen haben, dann könnte es Ihnen bereits helfen, Outlook so einzustellen, dass es die Nachrichten nicht sofort versendet. Dafür gibt es verschiedene Lösungen, die in diesem Quick Tipp angezeigt werden: Mails nicht direkt versenden
– Benutzen eines VBA Makros (Visual Basic for Applications Makro)
Sie könnten ein VBA Makro verwenden, das Sie immer ein Versenderkonto wählen lässt, egal ob es sich um eine neue Nachricht, eine Antwort oder eine Weiterleitung handelt. Sie werden ein Beispiel hierund hierfinden. Sie sollten auch die Kommentare dieser Artikel für zusätzliche Beispiele einsehen.
– Benutzen eines Add-ins zum Versenden.
Es gibt verschiedene Add-ins, die automatisch den richtigen Account auswählen, basierend auf dem Ordner, in dem Sie sind oder die so konfiguriert werden können, dass sie Sie immer dazu auffordern, den falschen Account zu wählen.
Manche Add-ins, die dies können, sind:
* MAPILab Toolbox (Message AutoFill) von MAPILab
* SAMvon VBOffice
Weitere Add-ins können Sie unter Add-ins zum Managen vom E-Mail-Versand einsehen.
Wir haben in Outlook die Option „Automatischer Textumbruch bei Zeichen“ auf 40 statt auf den Standard von 76 gestellt, aber es scheint rein gar nichts zu bewirken. Wenn wir eine Nachricht verfassen, läuft die Zeile trotzdem ewig weiter und springt ab Zeichen 40 nicht in eine neue Zeile um. Das gleiche gilt auch für empfangene Nachrichten. Aber warum funktioniert das nicht oder was soll diese Option überhaupt bewirken?
Die Option des Zeilenumbruchs ist leider etwas schwieriger zu verstehen, als es ihr Beschreibungstext vermuten lässt. Zunächst muss man wissen, dass die Option nur für reine Textnachrichten gilt und nur kontrolliert, wie diese beim Empfänger angezeigt werden. Sie gilt nicht für HTML-Nachrichten oder für das, was angezeigt wird, wenn man eine Nachricht gerade schreibt.
Aber natürlich gibt es ein paar (komplexe) Ausnahmen zu dieser Basisregel, um das Ganze interessanter zu gestalten.
Den Zeilenumbruch einrichten:
Die Option des Zeilenumbruchs lässt sich an folgender Stelle einstellen:
– Outlook 2007 und vorherige: „Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ klicken → auf den Button „Internetformat“ klicken.
- Outlook 2010 und Outlook 2013 „Datei“ → „Optionen“ → „E-Mail“ → in die Sektion „Nachrichtenformat“ wechselnDer Standartwert sieht vor, dass eine Zeile bei einer maximalen Länge von 76 Zeilen gebrochen wird, wenn Zeilenumbruch unterstützt wird. Hier gilt es zu bemerken, dass der Zeilenumbruch nicht in der Mitte eines Wortes stattfindet, sondern stattdessen vor dem Wort, welches die eingerichtete Zeilenlänge überschreitet.
Damit diese einfache Option funktionieren kann, müssen einige Bedingungen erfüllt werden.
Wann funktioniert ein Zeilenumbruch?
Selbst wenn man eine reine Textnachricht verschickt, tritt der Zeilenumbruch eventuell nicht so ein, wie man es erwarten würde. Zur Veranschaulichung dienen folgende Szenarien:
Man erhält selbst eine reine Textnachricht (wobei die Einstellung für den Zeilenumbruch nur für Nachrichten aktiviert ist, die man selber verschickt)
Wenn die Nachricht über einen Account für Exchange oder den Outlook Hotmail Connector (MAPI) verschickt wird, werden die Zeilenumbruch-Einstellungen des Sender-Servers benutzt. Client bezogene Einstellungen für den Zeilenumbruch werden nur bei POP3-, IMAP- und EAS-Konten akzeptiert.
Wenn man sich eine Nachricht im „Gesendet“-Ordner anschaut, werden keine automatischen Zeilenumbrüche angezeigt, außer man verwendet einen EAS-Account (Outlook.com) oder einen IMAP-Account von Gmail (da in diesen Fällen die Einträge in den „Gesendet“-Ordnern von den Mailservern statt direkt von Outlook hinzugefügt werden).
Wenn jemand auf eine Nachricht mit Zeilenumbrüchen antwortet, werden nicht die Optionen des Zeilenumbruchs aus der ursprünglichen Nachricht verwendet, sondern stattdessen die vom lokalen Client des Absenders.
Der Registry-Wert „WrapLines“ wurde auf 0 gesetzt.
Wenn der verwendete Zeichensatz der Nachricht es nicht unterstützt (beispielsweise UTF-8) und die Verschlüsselung der Nachricht nicht auf 8-bit gestellt wurde, werden Zeilen nicht automatisch gebrochen.
Registry-Wert für „WrapLines“ wurde auf 0 gesetzt:
Normalerweise existiert der Registry-Wert „WrapLines“ nicht und Zeilen werden umgebrochen, falls es von der verwendeten Verschlüsselung der Nachricht unterstützt wird. Wenn also ein Zeilenumbruch zu erwarten wäre, aber nicht eintritt, dann wäre es gut, die Registry zu überprüfen, ob an einer der unten stehenden Stellen der Wert für „WrapLines“ auf 0 gesetzt wurde. Wenn der Wert nicht existiert oder auf einen anderen Wert eingestellt ist, wird Outlook – außer in den oben beschriebenen Fällen – versuchen, Zeilenumbrüche in Nachrichten durchzuführen.
Ort des Benutzer-Schlüssels: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\(version)\Common\MailSettings
Ort des Policy-Schlüssels: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\(version)\Common\MailSettings
Wertbezeichnung: WrapLines
Werttyp: REG_DWORD
Wert: 0
Charakter-Verschlüsselung für ausgehende Nachrichten (UTF-8):
Wenn man nur US-ASCII Zeichen verwendet und ein kompatibles Zeichenset zur Verschlüsselung wie Western European (ISO) unter Outlook eingerichtet hat, dann dürfte der Zeilenumbruch kein Problem darstellen. Wenn man allerdings ein Zeichenset verwendet, das nicht mit US-ASCII kompatibel ist, wie zum Beispiel Unicode UTF-8, dann wird ein Zeilenumbruch nur stattfinden, wenn man den Registry-Wert für „InternetMailTextEncoding“ angleicht, um eine Nachricht mit einem 8-bit Schlüssel zu versenden.
Um die Einstellungen für die aktuell bevorzugte Verschlüsselung für ausgehende Nachrichten zu überprüfen geht man auf:
– Outlook 2007 und vorherige „Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ klicken → auf den Button „Internationale Optionen“ klicken.
– Outlook 2010 und Outlook 2013 „Datei“ → „Optionen“ → „Erweitert“ → in den Bereich „Internationale Optionen“ wechseln.
Um die Verschlüsselungsmethode für Nachrichten auf 8-bit zu ändern, muss man den folgenden Registry-Wert erstellen und aktivieren:
Auch 2015 gibt es weitere Updates für Outlook 2013. Dieses fügt wieder einige Funktionen zu dem Programm dazu und repariert einige Bugs. Unter anderem wird das Arbeiten auf dem Tablet einfacher und die Zusammenführung mit Facebook bequemer.
Das Arbeiten an Tablets mit nicht angepassten Programmen ist oft unpraktisch und problematisch. Das neue Update behebt diese Problematik zum Teil. Wenn man nun Mails bearbeitet, wird dies dadurch leichter, dass die Größe des Fensters angepasst wird. Diese ist nun nicht mehr standardisiert, sondern es wird die Größe und Position des letzten offenen Fensters angepasst.
Facebook ist heute für die meisten mehr als nur Freizeit. Es ist auch ein Kontaktbuch für Geschäfte. Das Update ermöglicht auch eine bessere Zusammenführung von Facebook und Outlook. Es ermöglicht einen Kopierschutz für den Facebook-Kontaktordner. Damit wird die Synchronisation von Kontakten von Facebook mit dem Feature von Office 365 verbessert.
Des Weiteren wird ein auffälliger Fehler behoben: wenn man bisher Mails von einrm IMAP-Account im Ordner sucht, erscheint nur das Fenster “Sucht…”, jedoch kein einziges Ergebnis. Diese Fehlfunktion ist nach dem neuen Update nun verschwunden.
Das neue Update für Outlook 2013 behebt keine Sicherheitsprobleme. Dafür werden die fünfzehn häufigsten Probleme und Fehler behoben, sodass das Arbeiten mit Outlook 2013 nun sehr viel einfacher wird.
Wir haben mehrere POP3-Konten unter Outlook eingerichtet. Ein Konto benutzen wir ausschließlich zum Verschicken von Nachrichten (jemand anderes überblickt die eingehenden Nachrichten und leitet diese dann an die entsprechenden Personen weiter und wir antworten von einem allgemeinen Geschäftskonto).
Wie kann man Outlook sagen, dass es ein bestimmtes Konto nicht beim Empfangen von Emails miteinbeziehen soll?
Man kann in Outlook die Einstellungen für die Senden-Empfangen-Gruppe bearbeiten.1) Das Menü für die Senden-Empfangen-Gruppe kann man öffnen, indem man die Tastenkombination STRG + ALT + S verwendet oder diese Alternative benutzt:
Outlook 2007 und vorherige:
„Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „Email-Setup“ → auf den Button „Senden/Empfangen“ klicken.
Outlook 2010 und Outlook 2013:
auf den Tab „Senden/Empfangen“ → auf den Button „Senden-Empfangen-Gruppen“ klicken → „Senden-Empfangen-Gruppen definieren“
2) Im Menü der Senden-Empfangen-Gruppen klickt man auf den Button „Bearbeiten“.
3) In der linke Sektion wählt man nun das Konto aus, dessen Einstellungen zum Senden und Empfangen man bearbeiten möchte.
4) In dem Bereich der Konto-Optionen kann man die Option „Emails empfangen“ deaktivieren.
5) Zum Schluss klickt man so lange auf die „OK“-Buttons, bis alle offenen Menüs geschlossen sind.Das Ausschalten der Option zum Empfangen von Nachrichten ist auch empfehlenswert, wenn man ein weiteres Konto zum Senden aus einem anderen Netzwerk oder zum Versenden unter einem Email-Alias eingerichtet hat.
Wenn wird auf die Nachrichten – Liste im Posteingang schauen, erscheinen die Informationen im Nachrichtenkopf manchmal in 1, manchmal in 2 Zeilen oder enthalten sogar eine Vorschau des Nachrichteninhalts. Dies erscheint einem auf den ersten Blick etwas unregelmäßig.
Doch wie können wir die Ansicht so einstellen, dass der Inhalt immer in genau 2 Zeilen angezeigt wird?
Die Standard Verhalten ist so eingestellt, dass die Informationen aus dem Nachrichtenkopf (Absender, Betreff, Empfangsdatum, etc…) immer in einer Zeile angezeigt werden, sofern der horizontale Platz dafür ausreichend vorhanden ist. Daraus ergibt sich für unsere Nachrichten – Liste eine Tabellenansicht, auch als Einzeilen – Layout bekannt.
Sobald der horizontale Platz jedoch nur begrenzt verfügbar ist, wird die Nachrichtenkopfinformation in der Nachrichten – Liste automatisch auf 2 Zeilen ausgeweitet. Dies wird dann auch als Kompaktes -Layout bezeichnet.
Wir können jedoch festlegen, ob Outlook diese Methode zum automatischen Anpassen des Layouts des Nachrichtenkopfinhalts verwenden soll oder ob Outlook einfach immer den Inhalt auf 1 beziehungsweise 2 Zeilen anzeigen soll.
In Outlook 2013 gibt es zudem eine zusätzliche Nachrichtenvorschau der 1. Textzeile. Diese kann entweder auf bis zu 3 Zeilen ausgeweitet werden, oder genauso gut auch komplett abgeschaltet werden.
Anzeigen der Nachrichten – Informationen in 1 oder 2 Zeilen
Der Horizontale Platz für die Nachrichten – Liste wird durch die Größe des Outlookfensters, sowie die Breite des Lesebereichs (auf der rechten Seite), des Terminkalenders (sofern aktiviert) und dem Navigations – oder Ordner – Bereich auf der linken Seite festgelegt.
Um zu verhindern, dass die Nachrichten – Liste automatisch beim Verändern der Größe dieser Bereiche zwischen dem Einzeilen – Layout oder Kompakt – Layout umschaltet, kann ein konsistentes Verhalten des Nachrichtenkopfes erzwungen werden. Dadurch wird schließlich immer nur 1 oder 2 Zeilen angezeigt.
Und so geht’s:
– Outlook 2007 und Outlook 2003
Tab: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert… ->Button: Weitere Einstellungen…
– Outlook 2010 und Outlook 2013
Tab: Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Button: Weitere Einstellungen
Hier müssen wir die Option >> Bei einer Breite von weniger als xx Zeichen<< deaktivieren. Um den Inhalt immer in 2 Zeilen anzuzeigen, wählen wir die Option: >>Immer kompaktes Layout verwenden<<
Bemerkung: Diese Einstellung ist nur speziell für den ausgewählten Ordner gedacht. Soll das Layout für alle Ordner angewendet werden, muss das “Messages” Anzeige-Template verändert werden. ( siehe Link )
Einstellungen für Outlook, um immer das kompakte Layout zu verwenden (oder nicht).
Ausschalten der Nachrichtenvorschau
Auch wenn die Einstellungen auf Einzeilen – Layout gesetzt sind, kann es sein, dass immer noch eine zweite Zeile in der Nachrichten – Liste erscheint.
Dies geschieht aufgrund des Nachrichtenvorschau – Features, welches verhindert, dass Outlook die Liste im Layout einer Tabelle anzeigt, das oftmals von den Leute bevorzugt wird, die den Lesebereich entweder am unteren Rand des Fensters oder ganz ausgeschaltet haben.
Um dieses Nachrichtenvorschau – Feature auszuschalten, gehen wir wie folgt vor:
– Outlook 2007 und Outlook 2003
Tab: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert… -> Button: Weitere Einstellungen
– Outlook 2010
Tab: Ansicht -> Button: Ansichtseinstellungen -> Button: Weitere Einstellungen
– Outlook 2013
Tab: Ansicht -> Button: Nachrichtenvorschau
Bei Outlook 2010 und älteren Versionen ist die Standardeinstellung von Autovorschau auf aus gestellt.
Zusatz Tipp: Anzeigen des Nachrichtenkopfes auf mehr als 2 Zeilen
Übrigens ist die Kompakt – Ansicht nicht auf 2 Zeilen begrenzt.
Wenn wir Outlook so konfigurieren wollen, dass noch mehr Zeilen in der Nachrichten – Liste angezeigt werden, dann haben wir die Möglichkeit, dass diese Informationen auf bis zu 20 Zeilen verteilt werden.
Und so geht’s:
– Outlook 2007 und Outlook 2003
Tab: Ansicht -> Anordnennach -> Benutzerdefiniert… -> Button: Felder…
– Outlook 2010 und Outlook 2013
Tab: Ansicht -> Button: Ansichtseinstellungen -> Button: Spalten…
Ganz oben im Einstellungsfenster können wir aus der Combobox auswählen, wie viele Zeilen der Kompaktmodus verwenden soll.
Einstellung für die Anzahl der Kopfzeilen, die der Kompakt-Modus verwenden soll.
Wir würden gerne eine Visitenkarte (vCard oder vcf-Datei) hinzufügen, damit sie in unserer Email-Signatur auftaucht, was allerdings auch ein Image der Karte zu unserer Signatur hinzufügt, welches wir nicht haben möchten. Wir haben dieses Bild beim Erstellen unserer Signatur entfernt, was aber auch die Visitenkarte selbst entfernt. Gibt es eine Möglichkeit, unsere Signatur mit einer vCard aber ohne dessen Abbild zu erstellen?
Beginnend bei Outlook 2007 und weitergehend bei Outlook 2010 und Outlook 2013 generiert der Signaturen-Editor automatisch ein Bild einer Visitenkarte, wenn man diese zu dem Design seiner Signatur hinzufügt, und fügt das Bild dann auch zur Signatur hinzu. Um dieses Image zu beseitigen, aber trotzdem den vcf-Anhang (der die Visitenkarte repräsentiert) zu behalten, kann man entweder manuell die Vorlage der Signatur nachträglich bearbeiten oder einen Registry-Trick anwenden.
Methode 1: Die Vorlage der Signatur bearbeiten:
Diese Möglichkeit ist ziemlich einfach zu verstehen und anzuwenden, ohne dass man in die Registry gehen muss.
1) Zunächst erstellt man eine Signatur mit der Visitenkarte:
Outlook 2007 „Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ klicken → auf den Button „Signaturen“ klicken
Outlook 2010 und Outlook 2013 „Datei“ → „Optionen“ → „E-mail“ → auf den Button „Signaturen“ klicken
2) Als nächstes klickt man auf „Ok“, um seine Signatur zu speichern und kehrt zum Optionen-Menü zurück.
3) Im Optionen-Menü hält man die STRG-Taste gedrückt und klickt auf den „Signaturen“-Button. Dadurch wird der Signaturen-Ordner im Explorer geöffnet. Der Standart-Pfad des Ordners lautet:
Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Signaturen
Windows 8, Windows 7 und Windows Vista: C:\Benutzer\Benutzername\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Signaturen
4) Nun klickt man mit der rechten Maustaste auf die htm-Version der gewünschten Signatur und wählt „Öffnen mit“ → „Word“. Alternativ kann man auch Word öffnen und die Signatur dann per Drag-and-Drop vom Explorer-Fenster zu Word verschieben, um sie zu öffnen.
5) Im nächsten Schritt wählt man das unerwünschte Bild aus und löscht es.
6) Danach speichert man ab und schließt die Datei.
7) Die Schritte 4 bis 6 wiederholt man dann noch einmal für die rtf-Version der betreffenden Signatur.
Wenn man jetzt beim Erstellen einer neuen Nachricht die Signatur auswählt, wird die vcf-Datei automatisch angehängt, aber es wird nicht länger ein Bild innerhalb der Signatur angezeigt.
Das Bearbeiten der Signaturen-Vorlage in Word erlaubt das schnelle Entfernen eines Images von der Visitenkarte.
Methode 2: Die vcf-Datei mittel der Registry einrichten:
Diese Methode ist wesentlich komplexer als die erste, aber sie verdeutlicht, wie das Hinzufügen einer vcf-Datei zu einer Signatur eigentlich funktioniert. Diese Methode ist daher besser geeignet, wenn man das Versenden von Signaturen automatisieren und gleichzeitig eine vcf-Datei hinzufügen möchte.
Outlook speichert die Referenzen für die vcf-Datei, welche zu der Signatur gehört, auf folgende Weise in der Registry:
Referenz zur Visitenkarte einer Signatur in der Registry
Methode 2: Schritt-für-Schritt-Beispiel:
Um die genaue Arbeitsweise des oberen Schlüssels zu erklären und wie man damit eine Signatur mit der vcf-Datei einer Visitenkarte ohne dessen Image erstellt, kann man dem unteren Beispiel folgen:
1) Zunächst öffnet man den Signaturen-Editor:
Outlook 2007: „Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ → auf den Button „Signaturen“ klicken.
Outlook 2010 und Outlook 2013 „Datei“ → „Optionen“ → in den Bereich „E-mail“ wechseln → auf den Button „Signaturen“ klicken.
2) Im Editor erstellt man eine neue Signatur und nennt diese: „Visitenkarte“.
3) Nun gibt man den Inhalt der Signatur ein, wie er angezeigt werden soll.
4) Dann klickt man auf den „Visitenkarte“-Button und wählt den Kontakt, den man zu der Visitenkarte hinzufügen möchte.
In diesem Beispiel wählen wir „Robert Sparnaaij“.
5) Nun verlässt man das Image und klickt auf den „Speichern“-Button. Dadurch wird eine vcf-Datei im Signaturen-Ordner erstellt.
6) Anschließend löscht man das Image. Die vcf-Datei wird dabei im Signaturen-Ordner belassen.
7) Jetzt schließt man den Signaturen-Editor und die Optionen, um zu Outlook zurückzukehren.
8) Als nächstes öffnet man den Registry-Editor und wählt den Pfad:
9) Hier fügt man eine neue Zeichenfolge mit dem Menü „Bearbeiten“ → „Neu“ ein.
10) Die neue Zeichenfolge benennt man nun nach der Signatur.
In diesem Beispiel wäre das: „Visitenkarte“
11) Dann klickt man doppelt auf „Visitenkarte“, um ihm einen Wert zuzuteilen, welcher den Namen und den Speicherort der vcf-Datei repräsentiert.
Normalerweise handelt es sich um das folgende Format: Signaturen-Name_files\Voller Name. Das bedeutet, dass man den Signaturen-Namen verwendet, diesen mit „_files“ erweitert und dann den Namen des Kontaktes eingibt, welchen man zuvor zu der Visitenkarte hinzugefügt hat.
12) Danach schließt man den Registry-Editor.
13) Zum Schluss erstellt man eine neue Nachricht unter Outlook und fügt eine Signatur ein. Wenn man alles richtig gemacht hat, sollte die Signatur nun die vcf-Datei als Anhang enthalten, aber nicht das Bild der Visitenkarte.
Methode 2: Alternativer Weg zum Konstruieren des Registry-Werts:
Das Erstellen des Wertes, den man in den Registry-Schlüssel einfügen muss, hat etwas von einem Puzzle. Glücklicherweise gibt es einen anderen Weg, um dieses Puzzle zu „lösen“.
1) Als erstes hält man die STRG-Taste gedrückt und klickt auf den „Signaturen“-Button im Options-Menü. Dadurch wird der Signaturen-Ordner in Windows geöffnet.
2) Hier sollte ein Ordner zu sehen sein, der nach der eigenen Datei benannt und mit der Endung „_files“ versehen ist. Diesen Ordner öffnet man.
Im diesem Beispiel wäre das: „Visitenkarte_files“
3) In diesem Ordner sollte man die vcf-Datei finden.
In diesem Beispiel wäre das: „Mailhilfe.de GmbH“
4) Wenn man jetzt den Ordnernamen aus Schritt 2 nimmt und aufschreibt und ein „\“-Zeichen zwischen ihn und den Namen der vcf-Datei (ohne die Dateiendung) setzt, erhält man den Registry-Wert, den man eingeben muss: „Visitenkarte_files\Mailhilfe.de GmbH“.
Erweiterungen
Einige Erweiterungen für Outlook Signaturen finden Sie im Download Bereich.
Im Jahr 2001 führte Microsoft neben vielen anderen Dingen eine unschätzbare Verbesserung für die Produktivität seines Office-Pakets (damals noch Microsoft Office 2002) ein, welche die industriellen Standards für Profis anhob, deren Job eine regelmäßige Korrespondenz per E-Mail mit einer großen Kundschaft über viele Jahre voraussetzt. Microsoft nannte diese neue Funktion „Mail Merge“ – eine willkommene Erweiterung zur Anwendung Microsoft Word, welche es den Benutzern erlaubt, einen komplett anderen Ansatz bei der Kommunikation mit einer breit gefächerten Kundschaft zu verfolgen.
Was ist Mail Merge?
Die Idee ist es, die Art zu ändern, wie Leute E-Mail-Clients wie Outlook benutzen, um Massen an Mails zu verfassen, indem man ihnen mehr Kontrolle über die Mail-Aktivitäten gibt. Das wird mit einem Tool gewährleistet, welches so genannte „Macros“ verwendet – einen integrierten Platzhalter, den ein Benutzer in seine/ihre Dokumente mithilfe der Benutzeroberfläche einer Office-Anwendung einfügen kann und der später bei aktuellen Einträgen zu einer Person aus der Kontaktliste des Benutzers (oder einer anderen externen Datenquelle) ersetzt wird.
Wie benutzt man Mail Merge?
Ein allgemeines Beispiel wäre eine Mail-Aufgabe, welche es notwendig macht ein bestimmtes Dokument an eine beachtliche Zahl an Leuten zu schicken, deren Personaldaten bekannt sind: ihre Vor- und Nachnamen, die Heim- oder Arbeitsadresse, die Jobbezeichnung oder andere Parameter zur Gruppierung wie eine Abteilung oder ein Beschäftigungsfeld. Das Dokument enthält gleiche Informationen für jeden der Empfänger, aber möglicherweise ist es notwendig, einzelnen Empfängern unterschiedliche Werte zu schicken (wie einen monatlichen Schuldenbetrag, den Preis für eine Ware oder ein Ablaufdatum), welche auch bereits bekannt sind. Die Person, die mit dem Schreiben der Mails beauftragt ist, verfasst dann sein Dokument derart, dass alle Werte-Felder mit einem allgemeinen Macro markiert werden. So ein Dokument würde ungefähr so aussehen:
In der Phase, in der das Dokument zum Anhängen an eine E-Mail-Nachricht (oder Nachrichten) vorbereitet wird, greift Word auf die Quelle der Empfängerdaten zu (momentan gibt es zwei Arten an Quellen, welche als Kontaktbasis verwendet werden können – die normale Outlook Kontaktbasis (welche bereits im Vorfeld mit den notwendigen Daten ausgestattet sein müsste) oder eine Datenbank/Tabellendatei (beispielsweise aus Microsoft Access oder Microsoft Excel, um nur ein paar Möglichkeiten zu nennen). Indem es die individuellen Einträge verwendet, ersetzt Word die Macros mit tatsächlichen Namen, Adressen, Datumsangaben oder anderen Daten. Das daraus resultierende Dokument, welches vor dem Verschicken noch einmal eingesehen werden kann, würde ungefähr so aussehen:
Einer der vielen Vorzüge davon zu wissen, wie man Mail Merge benutzt, außer dass es eine effiziente und praktische Methode zum Anfertigen einer angemessenen und personalisierten Korrespondenz ist, liegt darin, dass jeder der beabsichtigten Empfänger ausschließlich seinen eigenen Namen in dem Empfängerfeld der erhaltenen Nachricht sehen wird. Der Trick liegt darin, dass Word so viele Nachrichten aus de Original-Dokument erstellt wie es Empfänger in der Mailing-Liste gibt – nahtlos und individuell:
Wie verwendet man Mail Merge besser?
Die Funktion Mail Merge ist ein robustes und anpassbares Tool, das mehr als nur eine Möglichkeit zum Erreichen des Ziels anbietet und es lässt sich auf das persönliche Nutzungsverhalten, unterschiedliche Situationen oder persönliche Präferenzen des Nutzers einstellen.
Im Abschnitt „Wie benutzt man Mail Merge?“ wurde erwähnt, dass Mail Merge unterschiedliche Datenquellen verwenden kann – das wird gemacht, damit die Benutzer die Vorgehensweise auswählen können, die ihnen bei jedem Schritt des Merging-Vorgangs die meiste Zeit einspart. Der Schlüssel zur besseren Verwendung von Mail Merge lautet wie folgt:
1. Die Wahl der Kontaktbasis nutzen: manchmal ist die Kontaktliste von Outlook die bessere Wahl, da sie die Standard-Methode zum Speichern von Kontakten ist. Wenn zum Beispiel die benötigten Datenwerte für die Mails bereits in allgemeinen Datenfeldern wie „Vorname“, „Nachname“ oder der Empfängeradresse enthalten sind, sind keine weiteren Schritte notwendig.
Wenn detailliertere Informationen benötigt werden, gibt es es eine Möglichkeit, um eine Datenbank zu erstellen, welche jede nur vorstellbare Information abseits derjenigen enthält, welche bereits in dem Kontaktformular von Outlook enthalten sind. Wird so eine spezielle Datenbank einmal sorgfältig aufgebaut, kann sie sowohl die benötigte Zeit als auch das Ergebnisse des Schreibens von Mails für eine lange Zeit immens verbessern.
2. Die Art des Original-Dokuments kann ebenfalls ausgewählt werden. Man kann nicht nur direkt in der Word Anwendung damit beginnen, eine E-Mail zu verfassen, sondern auch Outlook, Excel oder Publisher verwenden. Unabhängig davon, welche Anwendung man verwendet, kann Word jeder Zeit als Texteditor im Hintergrund aufgerufen werden.
3. Und abschließend bringt das Wissen über die Verwendung von Mail Merge einen Benutzer so nahe wie möglich an das Erreichen von Automatismus, wenn man es auf Dokumentenvorlagen bezieht, welche häufig verschickt werden und nur wenige strukturelle Veränderungen beinhalten (wöchentliche Berichte, monatliche Newsletter oder jährliche Urlaubsbenachrichtigungen, um nur ein paar zu nennen). Diese Dokumentvorlagen, die bereits mit ihren jeweiligen Datenquellen verbunden sind, können modifiziert werden, um die nötigen Änderungen vorzunehmen, ohne alle vorherigen Schritte des Mail-Verfassens durchgehen zu müssen.
Die Entwicklung von Mail Merge:
Bei einem so weitreichenden und über ein Jahrzehnt auch populären Tool sind einige Verbesserungen in der Form oder der Funktion ganz natürlich im Sinne von Moderne und einer stetig wachsenden Software-Orientierung. Wir sind Stolz, das Mail Merge Toolkit zu verwenden: ein Plugin für die Office-Anwendungsplattform, das die Reichweite der Nutzweisen, die Funktionen und die Möglichkeit zum Zeitsparen des normalen Mail Merge erweitert.
4. Das Mail Merge Toolkit verbessert die Personalisierung, indem es das Einbeziehen individueller Anhänge bei E-Mails erlaubt (wie es auch bei regulären Outlook-Nachrichten der Fall ist) – eine Funktion, die im normalen Mail Merge eine ganze Weile fehlte. Außerdem wurde ein anpassbares Betreff-Feld eingeführt, wodurch die Zeit zum Verfassen einer Mail auf ein paar Mausklicks während des eigentlichen Mail-Schreibens reduziert werden kann.
5. Zum Schluss wurden einige spezielle Funktionen eingeführt, um selbst die komplexesten Nutzungen zu unterstützen und noch mehr Zeit einzusparen. Wenn es notwendig wird, ein Dokument als PDF, HTML oder als RTF-Anhang zu verschicken oder man die Form der Nachricht anpassen möchte, braucht man nichts weiter außer dem Mail Merge Toolkit!
Thunderbird 31.5 hat neue Funktionen dazu bekommen und auch neue Sicherheitsvorkehrungen, die das E-Mail Programm schützen und den Gebrauch sicherer machen. Abgesehen von den Erweiterungen, von der leichteren Bedienung und auch der Gestaltung des Programms mit Add-Ons, sind die Sicherheitsvorkehrungen für die E-Mails selbst um ein Vielfaches verbessert worden. Es ist jetzt möglich, dass der sichere E-Mail Client, Mozilla Thunderbird, eingehende Nachrichten auf Wunsch verschlüsselt, denn der integrierte RSS Reader ist optimal und sehr umfassend zu erweitern. Durch den Add-On Manager kann man die neuen Erweiterungen schnell und sicher installieren.
Der E-Mail Client von Mozilla beherrscht die Tabs genauso wie die automatischen Erkennungen der wichtigsten Einstellungen in den angelegten Konten. Mit einem Klick auf die Sternensymbole der E-Mail Adressen können umgehend neue Einträge in das Adressbuch getätigt werden. Mit einem weiteren Klick können diese Kontakte problemlos bearbeitet und alles was wichtig erscheint kann mit integriert werden. So hat man zum Beispiel eine umfassendere Organisation und kann jede einzelne Adresse mit den passenden Schlagwörtern versehen und Fotos mit einbringen. Insbesondere bei einem großen E-Mail Archiv wird das Finden von bestimmten Nachrichten mit entsprechenden Filter Tools, die jetzt zur Verfügung stehen, um ein Vielfaches erleichtert. Durch den integrierten Add-On Manager kann man alle Erweiterungen in einer viel kürzeren Zeit installieren. Eine weitere Neuerung ist, dass nun der Dienst YouSendIt mit genutzt werden kann, um große Dateien zu versenden. Man hat nun die Möglichkeit, sich dabei Mailadressen erstellen zu lassen.
Ebenfalls neu ist es, dass der Impact Key die Software in den unterschiedlichsten Situationen schützt. Keine schadhaften Programme oder Angriffe auf private geschützte Bereiche können dadurch vorgenommen werden. Das gilt für den kritischen Bereich, für den hohen und den moderaten wie auch den niedrigen Bereich. Thunderbird 31.5 ist jetzt rundum geschützt und es ist keine extra Software mehr nötig, die den privaten E-Mail Bereich schützen muss.
Wir haben mehrere Nachrichten mit Fähnchen markiert, wenn wir aber keine Erinnerungszeit festlegen, so erhalten wir keine Erinnerung. Das Element zeigt auch kein ‘Glocken’-Symbol an.
Wie können wir automatisch Erinnerungen auf mit Fähnchen markierte Elemente setzen?
Nach Voreinstellung geben mit Fähnchen markierte Elemente grundsätzlich keine Erinnerungsnotifikationen von sich, wenn wir diese nicht festlegen. Um immer automatisch eine Erinnerung zu einem markierten Element hinzuzufügen gehen wir wie folgt vor:
Outlook 2007 und älter Extras>Optionen>Einstellungen>Aufgabenoptionen> Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
Outlook 2010 und 2013 Extras>Optionen> Register Einstellungen> Aufgabenoptionen>Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
Die Erinnerungszeit die wir festlegen wird zu unserer Standarteinstellung für zukünftige Erinnerungen und kann wie folgend geändert:
Outlook 2007 und älter Extras>Optionen>Einstellungen>Kalenderoptionen
Outlook 2010 und 2013 Datei>Optionen>Kalender auswählen
Das Verhalten von Elementen die für heute markiert sind:
Es gibt ein kleines ‘Gotcha’ wenn wir Elemente mit dem heute-Fähnchen markieren –
Wenn wir ein Fähnchen vor unserer Standart-Erinnerungszeit setzen, so wird eine Erinnerung hinzugefügt. Setzen wir dieses Fähnchen jedoch erst nach unserer Standart-Erinnerungszeit, so wird keine Erinnerung erscheinen und muss daher manuell hinzugefügt werden.
Nehmen wir an, unsere Standart-Erinnerungszeit ist auf 9:00 Uhr morgens festgelegt;
Wenn wir nun ein Element für heute um 8:30 Uhr morgens markieren, so werden wir eine Erinnerung um 9:00 Uhr morgens erhalten. Setzen wir das Fähnchen jedoch für heute um 9:30 Uhr an, so wird keine Erinnerung erscheinen.
Um sicherzugehen, dass wir eine Erinnerung für alle Aufgaben und mit Fähnchen markierten Elemente erhalten, müssen wir nur eine Standart-Erinnerungszeit fest: Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
Bei der Auswahl verschiedener Ordner, wurde aus Versehen ein Ordner verschoben. Nun sind wir nicht in der Lage, den Ordner wiederzufinden und ihn wieder an die alte Stelle zu verschieben. Wir haben eine Menge Ordner und jeden einzelnen zu durchforsten ist keine wirkliche Option.
Gibt es in Outlook eine Möglichkeit, den Ordner mittels Namen zu suchen?
Nein, Outlook besitzt keine solche Möglichkeit, aber es gibt andere Wege Ihren Ordner ausfindig zu machen.
Suchen Sie nach ähnlichen Ordnern
Da Sie den Ordner per Drag and Drop verschoben haben, kann er nicht wirklich weit sein. Er kann nicht weiter als ein Ordner unter den jetzt sichtbaren sein. Es ist nicht möglich, dass er sich plötzlich 3 oder 4 Ordnerstufen tiefer befindet. Wenn Sie den Ordner erweitern – entweder durch das Pluszeichen (+) oder den Pfeilen neben den Ordnern – sollten Sie in der Lage sein, Ihren verrutschten Ordner zu sehen.
Nutzen Sie das Plus oder die Pfeile, um Ihre Ordner zu erweitern.
Komplette Ordnerverwaltung
Wenn Sie Ihr versehentliches Bewegen des Ordners erst wenig später bemerken, wird die oben beschriebene Methode Ihnen nicht mehr helfen. Um nicht jeden einzelnen Ordner durchzuklicken, können Sie mit der Option „Ordnergröße“ eine Aufstellung an Ordnern erhalten.
1. Gehen Sie im Posteingang mit der rechten Maus zum Menü.
2. Wählen Sie Eigenschaften.
3. Nutzen Sie die Taste -> Ordnerverwaltung oder Ordnergröße
Outlook wird eine Liste aller Ordner anzeigen, die in einem Fenster einfach zu scrollen sind und Sie haben die Namen der Ordner schnell auf einen Blick. Es wird ebenso der gesamte Pfad des Ordners angezeigt, so dass Sie ihn beim Finden ganz einfach durchsehen können.
Nutzen Sie den Reiter -> Ordnergröße, um Ihren Ordner nach Namen zu finden.
Bemerkung 1: Falls Sie bereits eine Ahnung davon haben, wo der von Ihnen bewegte Ordner sein kann, klicken Sie auf Ordnergröße dieses Ordners und Ihre Suche wird eingeschränkt. Bemerkung 2: Unglücklicherweise können Sie die Ordnerverwaltung nicht in eine editierbare Datei wie Notepad exportieren. Um dies zu ermöglichen, können Sie ein vbs-Script (Empfohlen) oder ein vba-macro auf dieser Seite nutzen; -> Exportieren oder Drucken der Ordnerliste.
Suchen einer Nachricht mit der Sofortsuche
Falls Sie sich noch an eine Nachricht in diesem Ordner erinnern können, führen Sie eine Suche aller E-Mail-Elemente durch und Sie werden ebenso den Ordner entdecken, in dem die Nachricht enthalten ist.
Um dies zu tun, klicken Sie in der Suche über ihrer Nachricht oder drücken Sie CTRL + E und dann CTRL + ALT + A um die Ansicht -> Alle E-Mail Elemente durchsuchen zu erweitern.
Wenn Sie die Nachricht gefunden haben, öffnen Sie sie mit einem Doppelklick und drücken dann CTRL + SHIFT + F, um das Menü -> Erweiterte Suche zu öffnen. Das Menü -> Erweiterte Suche zeigt durch seine Voreinstellung bereits den Ordner an, in dem die Nachricht sich aufhält.
Durch das Drücken der Taste Durchsuchen im Menü -> Erweiterte Suche, werden Sie den Standort des Ordners in Ihrem Posteingang finden.
Mit der Suche über Windows nach einer Nachricht suchen
Noch eine andere Möglichkeit, Ihren Ordner mit einer sich dort befindlichen Nachricht suchen ist die Suche über Windows. Die Ergebnisse werden den Standort der gefundenen Nachricht anzeigen.
Ein einfacher Weg, dies in Windows Vista oder Windows 7 (nicht länger für Outlook 2013 oder Windows 8) zu tun, ist die Nachricht über das Suchfeld im Startmenü zu suchen. Wenn die Nachricht erscheint, klicken Sie rechts und wählen -> Unterhaltung anzeigen. Ein Fenster mit den Suchergebnissen öffnet sich nun im Explorer. Wenn Sie Ihre Ansicht nun in Detailansicht ändern, werden Sie die Spalte mit den Ordnern sehen, die den Pfad zum Ordner anzeigen. Der Name in Klammern ist der Name des Postfachs oder der pst-Datei, wie sie in Outlook erscheint.
Mit der Desktop-Suche bei Windows XP, sieht man den Ordnerpfad auch, wenn Sie das Fenster mit den Suchergebnissen öffnen oder wenn Sie über Start -> Suche gehen.
Bemerkung: Um die Detailansicht in Windows Vista oder Windows 7 im Explorer zu wechseln, gehen Sie auf -> Ansicht wechseln oder drücken Sie die ALT-Taste auf Ihrer Tastatur; das Ansichtsmenü wird sichtbar und Sie können die Details dann auszuwählen.
VBA Makro: Einen Ordner nach Namen finden
Falls Sie den Namen (oder Teile davon) des bewegten Ordners kennen, können Sie auch das Makro -> Ordner finden von VB Office nutzen. Wenn es einmal den Ordner gefunden hat, bietet es an ihn direkt zu öffnen, so dass Sie seinen Standort bestimmen und dorthin versetzen können, wohin er gehört.
Suche mit einer Erweiterung
Falls diese vorgeschlagenen Lösungen nicht zusagen, empfehlen wir Ihnen Lookeen Search mit dieser Outlook Erweiterung finden Sie sehr schnell alles nötige.
Wir erhalten von jemandem die Einladung zu einem Meeting, doch wir können die Einladung nicht annehmen, weil wir die Buttons annehmen, ablehnen oder unter Vorbehalt nicht benutzen können. Wir nehmen an, dass der Einladende den Mac Kalender iCal benutzt, um diese Meeting Anfrage zu senden.
Gibt es einen Weg die Anfrage anzunehmen und den Termin in meinen Outlook Kalender zu importieren?
Sie sollten vorab die Outlook Version überprüfen und sicherstellen, dass Outlook auf dem aktuellsten Stand ist, da dies erst ab dem Service Pack 1 für Outlook 2007 und später im Service Pack 2 unterstützt wird. Auch Outlook 2010 und 2013 bietet hierfür die notwendige Unterstützung an.
Der Schlüssel, um organisierte Meetings zu extrahieren
Einmal aktualisiert, müssen Sie folgende Werte in der Registry hinzufügen:
Der Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<version>\Outlook\Options\Calendar
Der Name des Wertes: ExtractOrganizedMeetings
Der Typ des Wertes: REG_DWORD
Der Wert: 1
Wenn dieser Schlüssel fehlt oder auf 0 gesetzt ist, können Sie Terminanfragen, die Ihnen von anderen oder unbekannten Kalenderformaten gesandt worden sind, leider nicht annehmen. Wenn dieser Schlüssel auf 1 gesetzt ist, ist die Voraussetzung geschaffen, um die Anfragen von anderen oder unbekannten Kalendern zu interpretieren und anzunehmen.
Ich erhalte folgende Fehlermeldungen, wenn ich mir Emails anschaue oder erstellen möchte:
“Mindestens ein ActiveX-Steuerelement konnte nicht angezeigt werden, weil entweder: Die aktuellen Sicherheitseinstellungen verhindern die Ausführung von ActiveX-Steuerelementen. Als Folge davon kann die Seite nicht richtig angezeigt werden.”
Welche Sicherheitseinstellungen muss ich dafür ändern?
Tatsächlich sind die Sicherheitseinstellungen richtig eingestellt, wenn die ActiveX Steuerungen nicht in den Emails verwendet werden sollten.
Dass, was hier passiert, ist dass irgendwo die ActiveX Steuerungen der Email hinzugefügt werden, wenn die Email erstellt wird. Vorausgesetzt, dass Sie der Ersteller der Email sind, ist der Wahrscheinlichste Grund, dass Sie Word als Email Bearbeitungsprogramm verwenden oder dass Sie Ihre Signatur für Emails in Word erstellt haben. Einige fortgeschrittene Texteffekte werden in Word erzielt durch den Gebrauch der ActiveX Steuerungen. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie ein Add-In in Word installiert haben, welches Ihre normal.dot Datei verändert, die auch bei der Emailerstellung in Outlook 2003 verwendet wird oder wenn vorher Word als Emaileditor verwendet wurde.
Signatur
Schalten Sie die voreingestellte Signatur aus und schauen Sie, ob Sie nach wie vor diese Fehlermeldung erhalten wenn Sie eine neue Nachricht erhalten oder wenn jemand eine Nachricht von Ihnen erhält (Sie können sich auch selbst eine Testnachricht senden). Falls nicht, war die ActiveX Steuerung in Ihrer Signatur und sollte wieder hergestellt sein.
Verändern Sie Ihren Emaileditor
Schalten Sie Word als Emaileditor aus (Outlook 2003 und vorangegangene) und schauen Sie, ob Sie nach wie vor diese Fehlermeldung erhalten, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen oder wenn jemand eine Nachricht von Ihnen erhält. Wenn nicht, befand sich die ActiveX Steuerung in Ihrer nomal.dot Datei.
Normal.dot zurücksetzen
Wenn Sie Outlook 2003 oder vorangegangene Versionen nutzen, die Word als Ihren Emaileditor verwenden, können Sie die normal.dot Datei zurücksetzen, indem Sie diese umbenennen in .old, wenn Word und Outlook geschlossen sind. Sie können diese Datei dort finden:
Windows 7 and Windows Vista C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
Windows XP C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Templates\
Briefpapier und Motive
Wenn Sie ein voreingestelltes Briefpapier oder Motiv ausgewählt haben, sollten Sie dies wieder auf Standardeinstellung zurücksetzen. Wenn Sie nicht länger diesen Fehler erhalten, überzeugen Sie sich, dass das Briefpapier oder Motiv, welches Sie benutzen, frei ist von ActiveX Komponenten.
Word Add-ins
Wenn Sie diese Probleme immer noch haben, nachdem Sie alle vorangegangenen Punkte überprüft haben, dann ist dies mit hoher Wahrscheinlichkeit durch ein ständiges Word Add-in (Nur Outlook 2003 und vorangegangene Versionen)verursacht. Deaktivieren Sie alle Word Add-ins und schalten Sie eins nach dem anderen ein (dazwischen immer Word und Outlook neustarten), um die Ursache zu finden.
Add-ins in Word ausschalten
Word 2003 und vorangegangene:
Extras -> Anpassen -> Tabstopps
In der linken Liste wählen Sie Extras aus. Aus der rechten Liste ziehen Sie den “COM Add-ins” -Befehl raus und zur Toolbar hinzu. Schließen Sie das geöffnete Fenster und drücken Sie auf die Com Add-ins Schaltfläche .
Word 2007 und Word 2010
Wie bereits erwähnt, sollte dieser ActiveX Fehler nicht durch Word Add-ins in Outlook 2997 oder Outlook 2010 auftreten, da sie nur intern geladen werden und nicht in Outlook. Die Anweisungen sind nur Vollständigkeit hinzugefügt:
Öffnen Sie das Optionsmenü von Word
Word 2007 Officeschaltfläche in der linken, oberen Ecke -> Schaltfläche für Wordeinstellungen
Word 2010 Datei – Optionen
Wählen Sie auf der linken Seite die Option Add-ins aus. Aus der Menüliste oben wählen Sie Com Add-ins und drücken auf die Speicherschaltfläche.
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, während Sie ein Add-in deaktivieren, dann starten Sie Word als Administrator, aber dann natürlich auf Word anwenden, nicht auf Outlook .
Die Gründe dafür, dass duplizierte Nachrichten im Posteingang von Outlook erscheinen, sind verschieden. Sie können dadurch verursacht werden, dass die Hauptsynchronisationssoftware nicht korrekt funktioniert oder konfiguriert ist, durch Probleme mit dem E-Mail-Server oder dem Client (wenn beispielsweise die Nachrichtenkopien auf dem Server zurückbleiben während Sie ein neues Konto im Outlook anlegen müssen) oder einfach durch einen menschlichen Fehler, wenn mehrere ausgewählte Nachrichten durch copy-paste kopiert wurden usw.
Jeder dieser Vorfälle kann dazu führen, dass sie zahlreiche Kopien haben, die Sie wieder löschen möchten. Diese Aufgabe ist leicht, nehmen Sie einfach den Duplicate Email Remover und befreien Sie alle Ihre Ordner von duplizierten Nachrichten und Informationen, auch wenn sich die Originalnachricht und das Duplikat in verschiedenen Ordnern befinden.
Es ist möglich, dass Sie erstaunt sind, wenn Sie immer noch Duplikate in den Ordnern vorfinden, auch nachdem das Programm alle Ordner durchgearbeitet hat und viele Duplikate gelöscht wurden! „Was ist da falsch gelaufen???“ werden Sie sich fragen. Sie sehen nach wie vor viele Duplikate und das Programm will und will sie einfach nicht löschen. Geben Sie nicht dem Programm die Schuld, es arbeitet wirklich korrekt. „Aber warum sind die Duplikate immer noch in meinem Ordner?“ fragen Sie. Und die Antwort ist, dass die Nachrichten keine exakten Kopien sind, zum Beispiel sind die Nachrichten nahezu identisch sind, aber in Wirklichkeit gibt es Unterschiede in einem oder wenigen Feldern. Das kann vorkommen, weil die Nachrichten verschiedene Kopfzeilen haben (diese beinhalten technische Informationen über die Nachrichtenübermittlung) oder dass der Text einer Anti-Virus-Software zur Nachricht hinzugefügt wurde usw. Manchmal können Sie einfach entdecken, wo die Nachrichten Unterschiede haben (in welchen Nachrichtenfeldern) und die Einstellungen des Programms so anpassen, dass es die Felder mit den Unterschieden ignoriert, wenn es Nachrichten miteinander vergleicht. Dadurch werden Nachrichten als Duplikate erkannt, weil alle anderen Felder identisch sind. Aber manchmal zeigen alle sichtbaren Felder in Outlook identische Informationen an und Sie können nicht entdecken, welche Felder ignoriert werden sollten.
Für solche Fälle haben wir eine Lösung vorbereitet. Der Duplikate Email Remover v.3 ermöglicht es Ihnen, zwei Nachrichten zu vergleichen und zu entdecken, in welchen Feldern die Unterschiede sind. Das Ergebnis des Vergleichs ist eine Liste von Nachrichtenfeldern mit Details über das Ergebnis.
Wie man die Nachrichten-Vergleichs-Funktion benutzt
1. Starten sie den Duplicate Email Remover in dem Sie die Schaltfläche in der Outlook-Leiste anklicken
2. Folgen Sie dem Installationsassistenten bis Schritt 4:
3. Wählen Sie die erste und zweite Nachricht aus, die Sie vergleichen möchten.
4. Klicken Sie den „Vergleichen“ Button.
5. Das Ergebnisfenster zeigt Ihnen eine Liste von Feldern und das Ergebnis des Datenvergleichs. Die Felder, die mit einem „=“ markiert sind, sind identisch, die anderen Felder sind nicht identisch:
6. Analysieren Sie das Ergebnis und wenn Sie sicher sind, dass die Nachrichten als Duplikate erkannt werden sollen, auch wenn sie Unterschiede haben, dann passen Sie die Duplicate Email Remover Einstellungen entsprechend der erhaltenen Ergebnisse an.
Es ist wichtig, dass Sie den Haken aus den Kästchen entfernen, in denen die Unterschiede gefunden wurden. Das wird dem Programm sagen, dass diese Felder ignoriert werden sollen wenn das Programm die Nachrichten vergleicht, um Duplikate zu entdecken.
7. Sobald diese Feldeinstellungen angepasst wurden, können Sie zum nächsten Schritt des Installationsassistenten gehen, um mit den neuen Einstellungen weiterzumachen. Die Duplikate, die vorher ignoriert wurden, werden jetzt entdeckt und gelöscht.
Sie sind herzlich eingeladen, diese tolle Funktion zum Löschen von Duplikaten im Outlook zu testen – laden Sie einfach eine neue Version dieses Programms auf der Duplicate Email Remover Homepage herunter.
Nach Abschluss des Downlaods, kann das ZIP-Archiev geöffnet oder extrahiert werden. Danach kann mit einem Doppel-Klick auf die Datei exportoutlookfolders.vbs
Microsoft Outlook starten und links im Strukturbaum entweder ein Postfach wählen um dessen Ordnernamen zu exportieren oder einen Ordner im Postfach wählen um dessen Unterordner exportieren zu können.
Nun muss noch gewählt werden, ob die Liste der Ordner strukturiert (also mit Unterverzeichnissen, siehe Bild 1), oder unstrukturiert (Liste aller Ordnernamen mit Dateipfaden), siehe Bild 2) sein soll.
Das Export-Skript erstellt nun automatisch eine Textdatei mit allen gewünschten Ordnernamen. Die Textdatei wir nach Abschluss des Vorgangs geöffnet, gleichzeitig auf dem Desktop abgelegt und trägt den Titel “outlookfolders.txt”
Bild 1: strukturierte Ausgabe
Bild 2: unstrukturierte Ausgabe
Hinweis 1: Im herunter geladenen ZIP-Archiv ist ebenfalls ein Export-Skript in form eines Outlook-Makros enthalten.
Hinweis 2: Das Skript kann auch dazu verwendet werden, um einen bestimmten Ordner in der Ordnerliste zu finden. Dafür kann die normale Suchfunktion innerhalb der ourlookfolders.txt Textdatei benutzt werden. Diese kann über den Shortcut STRG + “F”
